Zeitmanagement: Soll jedes verfügbare Zeitfenster verplant werden?
In einem Team, das Kundenanfragen bearbeitet, kann unverplante Zeit wie ein Organisationsmangel wirken. Die Führungsfrage ist jedoch präzise: Soll die gesamte verfügbare Kapazität zugeteilt werden, oder soll eine Reserve bestehen bleiben, deren Nutzen anschliessend gemessen wird?
Was die Forschung belegt
Anuj Shah, Sendhil Mullainathan und Eldar Shafir (2012, Science) zeigen in Experimenten mit unterschiedlich stark begrenzten Ressourcen, dass Knappheit die Verteilung der Aufmerksamkeit verändert. Sie kann die Konzentration auf das unmittelbare Problem verstärken und gleichzeitig die Vernachlässigung anderer Aspekte begünstigen. Diese Ergebnisse beleuchten Risiken des Handelns unter Ressourcenknappheit, belegen aber nicht, dass ein voller Kalender im Arbeitsalltag zwangsläufig dieselben Wirkungen hat.
Die Kosten eines scheinbar freien Zeitfensters
Shane Frederick, Nathan Novemsky, Jing Wang, Ravi Dhar und Stephen Nowlis (2009, Journal of Consumer Research) zeigen, dass Menschen bei Kaufentscheidungen alternative Verwendungsmöglichkeiten ihres Geldes nicht immer von sich aus berücksichtigen. Werden diese Möglichkeiten ausdrücklich genannt, kann dies ihre Entscheidungen verändern. Vorsichtig auf die Zeitplanung übertragen, legt dieser Mechanismus nahe, sichtbar zu machen, was durch die Belegung eines Zeitfensters entfällt: insbesondere die Möglichkeit, eine unerwartete Anfrage zu bearbeiten, ohne eine bestehende Zusage zu verschieben.
Der voreilige Schluss
Daraus könnte man ableiten, dass Kalender grundsätzlich entlastet werden sollten. Die Studien bestimmen jedoch weder einen optimalen Anteil unverplanter Zeit noch eine generelle Überlegenheit von Zeitreserven für alle Tätigkeiten. Auch eine Reserve verursacht Kosten: Ihr Nutzen hängt davon ab, welche Anfragen sie tatsächlich auffängt und auf welche Arbeit man verzichtet, um sie freizuhalten. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was sich aus den Daten nicht ableiten lässt
Die zitierten Studien untersuchen experimentell erzeugte Knappheit und Konsumentscheidungen, nicht den Einsatz von Zeitreserven in Arbeitsteams. Sie liefern plausible Mechanismen, aber keinen direkten Wirksamkeitsnachweis für diese Praxis. Zudem ist ein vermeintlich freies Zeitfenster keine echte Reserve, wenn es bereits durch administrative Aufgaben belegt ist, die im Kalender fehlen.
Eine überprüfbare Praxis in Lugano
Im Rahmen des SHR-Programms zu Zeitmanagement und Priorisierung könnte ein Team aus einer Bank, einem Mode- oder Handelsunternehmen oder einem italienischsprachigen Familien-KMU in Lugano zwei Wochen im üblichen Betrieb mit zwei Wochen vergleichen, in denen täglich dreissig Minuten unverplant bleiben: ein Versuchsprotokoll, keine wissenschaftliche Norm. Ein gemeinsames Protokoll auf Italienisch würde jede unerwartete Anfrage, ihre Frist, eine allfällige Bearbeitung im Reservefenster und jede Verschiebung einer bereits geplanten Zusage erfassen. Die Hauptkennzahl wäre der Anteil unerwarteter Anfragen, die innerhalb der gewünschten Frist erledigt werden, ohne eine geplante Zusage zu verschieben oder die Arbeitszeit zu verlängern; zusätzlich würden die Gesamtzahl der Anfragen und ihre Bearbeitungsdauer festgehalten. Dieser Vergleich würde keine Kausalität belegen, aber eine Diskussion über den Nutzen der Reserve anhand überprüfbarer Aufzeichnungen ermöglichen, statt allein auf die Kalenderauslastung abzustellen. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Lugano, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Lugano
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