Gestion du temps : faut-il remplir tous les créneaux disponibles ?
Dans une équipe sollicitée par des clients, laisser du temps non affecté peut passer pour un défaut d'organisation. La question managériale est pourtant précise : faut-il attribuer toute la capacité disponible, ou préserver une marge dont on mesure ensuite l'utilité ?
Ce que la littérature établit
Anuj Shah, Sendhil Mullainathan et Eldar Shafir (2012, Science) montrent, dans des expériences où les participants disposent de ressources plus ou moins limitées, que la rareté modifie l'allocation de l'attention. Elle peut renforcer la concentration sur le problème immédiat tout en favorisant la négligence d'autres considérations. Ces résultats éclairent les risques d'une gestion sous contrainte, sans démontrer qu'un agenda rempli produit nécessairement les mêmes effets au travail.
Le coût d'un créneau qui paraît libre
Shane Frederick, Nathan Novemsky, Jing Wang, Ravi Dhar et Stephen Nowlis (2009, Journal of Consumer Research) montrent que, dans des décisions d'achat, les personnes ne considèrent pas toujours spontanément les usages alternatifs de leur argent. Rendre ces possibilités explicites peut modifier leurs choix. Appliqué avec prudence au planning, ce mécanisme invite à nommer ce que l'affectation d'un créneau supprime : notamment la possibilité de traiter une demande imprévue sans déplacer un engagement existant.
La conclusion trop rapide
On pourrait en déduire qu'il faut systématiquement alléger les agendas. Ces travaux ne déterminent pourtant ni une proportion optimale de temps libre, ni la supériorité d'une réserve dans toutes les activités. Une marge non affectée a elle aussi un coût : son intérêt dépend des demandes qu'elle permet réellement d'absorber et du travail auquel on renonce pour la préserver. (nos formations pour cadres et collaborateurs)
Ce que les données ne permettent pas de fixer
Les études citées portent sur des situations expérimentales de rareté et sur des décisions de consommation, non sur un essai de plages de réserve dans des équipes professionnelles. Elles fournissent des mécanismes plausibles, pas une preuve directe de l'efficacité de cette pratique. Par ailleurs, une plage dite libre n'est pas une réserve réelle si elle est déjà occupée par des tâches administratives absentes du planning.
Une implication pratique, vérifiable à Lugano
Dans le cadre du programme « Gestion du temps & priorisation » de SHR, une équipe bancaire, de mode, de négoce ou d'une PME familiale italophone à Lugano pourrait comparer deux semaines de fonctionnement habituel à deux semaines comportant une plage quotidienne de trente minutes non affectée : un protocole d'essai, non une norme scientifique. Un registre partagé en italien noterait chaque demande imprévue, son échéance, son traitement éventuel dans cette plage et tout déplacement d'un engagement déjà planifié. La mesure principale serait la proportion de demandes imprévues traitées dans le délai demandé sans report d'un engagement prévu ni dépassement de l'horaire de travail, en conservant aussi le nombre total de demandes et leur durée de traitement. Cette comparaison ne prouverait pas une causalité, mais permettrait de discuter l'utilité de la réserve à partir de traces vérifiables plutôt que du seul taux de remplissage de l'agenda. Pour aller plus loin : découvrez la formation Gestion du temps & priorisation à Lugano, ou parcourez nos formations pour cadres et collaborateurs en Suisse.
En images : Gestion du temps & priorisation à Lugano
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