Gestione del tempo: bisogna riempire tutti gli spazi disponibili?
In un gruppo che gestisce richieste dei clienti, lasciare del tempo non assegnato può sembrare un difetto organizzativo. La domanda manageriale è però precisa: occorre assegnare tutta la capacità disponibile, oppure preservare un margine di cui misurare successivamente l'utilità?
Che cosa stabilisce la letteratura
Anuj Shah, Sendhil Mullainathan ed Eldar Shafir (2012, Science) mostrano, attraverso esperimenti in cui i partecipanti dispongono di risorse più o meno limitate, che la scarsità modifica la distribuzione dell'attenzione. Può rafforzare la concentrazione sul problema immediato, favorendo al contempo la trascuratezza di altri aspetti. Questi risultati chiariscono alcuni rischi della gestione in condizioni di scarsità, senza dimostrare che un'agenda piena produca necessariamente gli stessi effetti sul lavoro.
Il costo di uno spazio apparentemente libero
Shane Frederick, Nathan Novemsky, Jing Wang, Ravi Dhar e Stephen Nowlis (2009, Journal of Consumer Research) mostrano che, nelle decisioni d'acquisto, le persone non considerano sempre spontaneamente gli impieghi alternativi del proprio denaro. Rendere esplicite queste possibilità può modificarne le scelte. Applicato con prudenza alla pianificazione, questo meccanismo invita a precisare che cosa viene meno assegnando uno spazio: in particolare, la possibilità di gestire una richiesta imprevista senza spostare un impegno esistente.
La conclusione affrettata
Se ne potrebbe dedurre che occorra alleggerire sistematicamente le agende. Questi studi non determinano però né una quota ottimale di tempo non assegnato, né la superiorità di una riserva in tutte le attività. Anche un margine non assegnato ha un costo: la sua utilità dipende dalle richieste che consente effettivamente di assorbire e dal lavoro a cui si rinuncia per preservarlo. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa i dati non consentono di stabilire
Gli studi citati riguardano situazioni sperimentali di scarsità e decisioni di consumo, non una sperimentazione di fasce di riserva in gruppi di lavoro. Offrono meccanismi plausibili, non una prova diretta dell'efficacia di questa pratica. Inoltre, una fascia dichiarata libera non è una vera riserva se è già occupata da attività amministrative che non figurano nella pianificazione.
Una verifica pratica a Lugano
Nell'ambito del programma SHR sulla gestione del tempo e la definizione delle priorità, un gruppo del settore bancario, della moda, del commercio o di una PMI familiare italofona a Lugano potrebbe confrontare due settimane di attività ordinaria con due settimane comprendenti una fascia quotidiana di trenta minuti non assegnata: un protocollo di prova, non uno standard scientifico. Un registro condiviso in italiano annoterebbe ogni richiesta imprevista, la relativa scadenza, l'eventuale gestione nella fascia di riserva e qualsiasi spostamento di un impegno già pianificato. La misura principale sarebbe la quota di richieste impreviste evase entro il termine richiesto senza rinviare un impegno previsto né prolungare l'orario di lavoro, conservando anche il numero totale delle richieste e il tempo impiegato per gestirle. Il confronto non dimostrerebbe un rapporto causale, ma permetterebbe di discutere l'utilità della riserva sulla base di registrazioni verificabili, anziché del solo grado di riempimento dell'agenda. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Lugano, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Lugano
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