Zeitmanagement: Wie viel Zeit soll die Informationssuche erhalten?
Lieferanten zu vergleichen, eine Investition zu dokumentieren oder eine Partnerschaft vorzubereiten kann einen schwer sichtbaren Teil des Arbeitstags beanspruchen. Die konkrete Führungsfrage lautet: Unter welchen Bedingungen rechtfertigt eine weitere Informationssuche den dafür nötigen Zeitaufwand?
Was die Forschung belegt
George J. Stigler (1961, Journal of Political Economy) analysiert die Informationssuche, insbesondere zu Preisen, als eine kostenverursachende Tätigkeit mit möglichem Nutzen. In diesem Modell ist eine weitere Suche gerechtfertigt, solange ihr erwarteter Nutzen ihre Kosten übersteigt. Das ist eine ökonomische Argumentation, kein Nachweis dafür, dass Teams den richtigen Endpunkt von selbst erkennen.
Der Aufwand hängt auch von der Suchmethode ab
John W. Payne, James R. Bettman und Eric J. Johnson (1988, Journal of Experimental Psychology: Learning, Memory, and Cognition) untersuchen mit Simulationen und Experimenten die Abwägung zwischen kognitivem Aufwand und Genauigkeit von Entscheidungsstrategien. Ihre Ergebnisse zeigen, dass der Nutzen einer Strategie von der Problemstruktur und den Bedingungen der Informationsverarbeitung abhängt. Für Führungskräfte legt dies nahe, zwischen der Zeit für die Informationsbeschaffung und der Methode des Vergleichs zu unterscheiden.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, jede Suche brauche lediglich ein Zeitlimit. Diese Arbeiten liefern jedoch kein allgemeingültiges Zeitbudget: Eine zusätzliche Information kann eine Wahl verändern oder nur eine bestehende Präferenz bestätigen. Entscheidend ist die Unsicherheit, die den Entscheid verändern könnte, nicht die Zahl der gelesenen Dokumente. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was sich aus den Daten nicht ableiten lässt
Das ökonomische Suchmodell und experimentelle Entscheidungssituationen bilden die Komplexität einer industriellen Beschaffung oder einer Hochschulpartnerschaft nicht vollständig ab. In der Praxis lässt sich der erwartete Nutzen einer Information vor ihrer Beschaffung schwer abschätzen. Anforderungen an die Lebensmittelsicherheit sowie rechtliche und vertragliche Vorgaben lassen sich deshalb nicht durch eine einfache Berechnung der Zeitersparnis ersetzen.
Eine überprüfbare Praxis in Freiburg
Im SHR-Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» besteht eine mögliche Übung darin, ergänzende Recherchen zu vergleichbaren Entscheiden während zweier Wochen zu erfassen: Beschaffungen in der Lebensmittelwirtschaft, Lieferantenabklärungen auf Deutsch und Französisch in der Industrie oder die Auswahl von Dienstleistern im Freiburger Hochschulumfeld. Vor jeder Recherche werden die offene Frage und die Bedingungen für eine andere Wahl notiert; danach werden der Zeitaufwand und eine allfällige Änderung des Entscheids festgehalten. Gemessen werden der Anteil der Recherchen, die die Wahl tatsächlich verändert haben, sowie der gesamte Zeitaufwand, ohne notwendige Bestätigungen als Verschwendung einzustufen. Diese Beobachtung ermöglicht eine überprüfbare Diskussion über die Suchzeit; allein belegt sie die Entscheidungsqualität nicht. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Freiburg, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Freiburg
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