Change Management: Sollten die Gründe für Entscheidungen erhalten bleiben?

Während einer Transformation steht im Protokoll häufig, was entschieden wurde, seltener jedoch, welche Annahmen die Entscheidung begründeten. Die konkrete Führungsfrage lautet: Was muss festgehalten werden, damit sich eine Entscheidung überprüfen lässt, ohne die gesamte Diskussion neu zu beginnen?

Was die Forschung festhält

James P. Walsh und Gerardo Rivera Ungson (1991, Academy of Management Review) entwickeln einen Bezugsrahmen für das organisationale Gedächtnis, der die Aufnahme, Speicherung und Wiedergewinnung von Informationen aus der Geschichte einer Organisation unterscheidet. Dieses Gedächtnis liegt nicht nur in Archiven, sondern auch in Personen, Strukturen und betrieblichen Transformationsprozessen. Ihre konzeptionelle Analyse legt deshalb nahe, zwischen dem Vorhandensein einer Aufzeichnung und ihrer Auffindbarkeit und Nutzbarkeit zu unterscheiden.

Wenn Erfahrung zur Regel ohne Erklärung wird

Barbara Levitt und James G. March (1988, Annual Review of Sociology) beschreiben organisationales Lernen als die Verankerung historischer Erfahrungen in Routinen, die das Verhalten steuern. Diese Lehren entstehen durch die Interpretation von Erfahrungen, nicht durch eine neutrale Aufzeichnung dessen, was funktioniert. Für eine Transformation ergibt sich daraus ein mögliches Risiko: Eine Regel bleibt bestehen, obwohl die Bedingungen, die sie rechtfertigten, nicht mehr bekannt sind.

Der vorschnelle Schluss

Daraus könnte man ableiten, dass jeder Austausch und jede verworfene Option dokumentiert werden müssen. Die Arbeiten belegen jedoch nicht, dass eine lückenlose Dokumentation Transformationen verbessert. Die Aufgabe ist selektiver: Bei richtungsweisenden Entscheidungen sollten das Problem, die wichtigsten Alternativen und die Annahmen festgehalten werden, von denen die Wahl abhängt. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was sich aus der Forschung nicht vorschreiben lässt

Die beiden Artikel sind konzeptionelle Beiträge und Forschungsübersichten, keine Versuche zum Vergleich verschiedener Entscheidungsprotokolle. Sie bestimmen weder einen optimalen Dokumentationsumfang noch einen zu erwartenden Leistungsgewinn. Eine schriftliche Aufzeichnung kann zudem nachträglich eine Schlüssigkeit herstellen, die ursprünglich nicht bestand: Zeitnah festgehaltene Gründe müssen deshalb von später ergänzten Rechtfertigungen unterscheidbar bleiben.

Eine überprüfbare Praxis in Lausanne

Im Rahmen des SHR-Programms «Conduite du changement» wäre eine in Lausanne umsetzbare Übung, ein schlankes Register richtungsweisender Entscheidungen zu führen: gewählte Option, verworfene Alternative, ausschlaggebende Annahme und Bedingung für eine erneute Prüfung. In einem Medtech-Unternehmen, einer Hochschule, einer internationalen Sportorganisation oder einem Scale-up im Genferseeraum würde dieses Register vorgeschriebene Unterlagen ergänzen, nicht ersetzen. Nach einem Monat würde eine an den Abwägungen unbeteiligte Person anhand des Registers versuchen, für jede Entscheidung die ausschlaggebende Annahme und die Bedingung für eine erneute Prüfung zu benennen. Der Anteil der Entscheidungen, bei denen beide Elemente auffindbar sind und mit der ursprünglichen Aufzeichnung übereinstimmen, wäre ein Indikator für ein nutzbares Gedächtnis, kein Nachweis für den Erfolg der Veränderung. Weiterführend: entdecken Sie die Change-Leadership-Weiterbildung in Lausanne im Kanton Waadt, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Change-Leadership in Lausanne

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