Gestione del cambiamento: conservare le ragioni delle decisioni?

Durante una trasformazione, un verbale indica spesso che cosa è stato deciso, meno spesso le ipotesi che giustificavano la decisione. La domanda manageriale è precisa: quali informazioni conservare per poter riesaminare una scelta senza ricominciare l'intera discussione?

Che cosa stabilisce la letteratura

James P. Walsh e Gerardo Rivera Ungson (1991, Academy of Management Review) propongono un quadro della memoria organizzativa che distingue l'acquisizione, la conservazione e il recupero delle informazioni provenienti dalla storia dell'organizzazione. Questa memoria non risiede soltanto negli archivi: è custodita anche nelle persone, nelle strutture e nei processi di trasformazione del lavoro. La loro analisi concettuale invita quindi a distinguere l'esistenza di una traccia dalla possibilità di ritrovarla e utilizzarla.

Quando l'esperienza diventa una regola senza spiegazione

Barbara Levitt e James G. March (1988, Annual Review of Sociology) descrivono l'apprendimento organizzativo come l'incorporazione degli insegnamenti della storia in routine che orientano i comportamenti. Questi insegnamenti derivano da interpretazioni dell'esperienza, non da una registrazione neutrale di ciò che funziona. Per una trasformazione, questo suggerisce un rischio: una regola può restare in vigore anche quando le condizioni che la giustificavano non sono più conosciute.

La conclusione troppo rapida

Si potrebbe dedurne che occorra documentare ogni scambio e ogni opzione scartata. Questi lavori non dimostrano però che una documentazione esaustiva migliori le trasformazioni. Il compito è più selettivo: conservare, per le decisioni fondamentali, il problema affrontato, le principali alternative e le ipotesi da cui dipende la scelta. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)

Che cosa i dati non permettono di prescrivere

Entrambi gli articoli sono contributi concettuali e di sintesi, non sperimentazioni che confrontano diversi formati di registro delle decisioni. Non stabiliscono né un volume ottimale di documentazione né un miglioramento atteso delle prestazioni. Una traccia scritta può inoltre ricostruire a posteriori una coerenza che non esisteva: resta essenziale distinguere i motivi registrati al momento della scelta dalle giustificazioni aggiunte successivamente.

Una verifica pratica a Losanna

Nell'ambito del programma «Conduite du changement» di SHR, un esercizio applicabile a Losanna consisterebbe nel tenere un registro essenziale delle decisioni fondamentali: scelta adottata, alternativa scartata, ipotesi determinante e condizione per il riesame. In un'impresa medtech, una scuola universitaria, un'organizzazione dello sport internazionale o una scale-up dell'arco lemanico, questo registro integrerebbe i documenti obbligatori senza sostituirli. Dopo un mese, un collega non coinvolto nelle valutazioni cercherebbe di ricavare dal registro, per ogni decisione, l'ipotesi determinante e la condizione per il riesame. La proporzione di decisioni per cui entrambi gli elementi sono reperibili e corrispondono alla registrazione iniziale costituirebbe un indicatore di memoria utilizzabile, non una prova del successo del cambiamento. Per approfondire: scoprite la formazione Guida del cambiamento a Losanna nel canton Vaud, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.

In Bildern: Guida del cambiamento in Losanna

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