Priorisieren: Soll man der Rangfolge eines Tools folgen?

Wenn eine Software Anfragen einordnet, müssen Führungskräfte nicht nur entscheiden, was bearbeitet wird, sondern auch, wann sie der Empfehlung widersprechen. Die konkrete Führungsfrage lautet: Wie lässt sich eine nützliche Unterstützung beim Priorisieren nutzen, ohne dem Tool blind zu folgen oder es nach dem ersten Fehler aufzugeben?

Was die Literatur belegt

Berkeley J. Dietvorst, Joseph P. Simmons und Cade Massey (2015, Journal of Experimental Psychology: General) zeigen in Prognoseexperimenten, dass beobachtete Fehler eines Algorithmus die Teilnehmenden von dessen Nutzung abbringen können, selbst wenn er bessere Prognosen liefert als der Mensch. Das Vertrauen sinkt nach beobachteten Fehlern des Algorithmus stärker als nach menschlichen Fehlern. Für die Priorisierung legen diese Ergebnisse nahe, zwischen einer sichtbar unvollkommenen Empfehlung und einem System zu unterscheiden, das insgesamt weniger nützlich ist als menschliches Urteilsvermögen.

Welche Rolle die Kontrolle durch die Nutzenden spielt

Berkeley J. Dietvorst, Joseph P. Simmons und Cade Massey (2018, Management Science) zeigen, dass Teilnehmende algorithmische Prognosen eher nutzen, wenn sie diese auch nur geringfügig verändern dürfen. Entscheidend ist somit nicht allein die Genauigkeit des Tools, sondern auch die Möglichkeit, Einfluss auf seine Empfehlung zu behalten. Auf die Reihenfolge von Aufgaben übertragen, spricht dies dafür, eine vorgeschlagene und anpassbare statt einer verbindlich vorgegebenen Rangfolge zu testen.

Der vorschnelle Schluss

Daraus könnte man ableiten, dass eine anpassbare Rangfolge zwangsläufig zu besseren Prioritäten führt. Das belegen diese Experimente nicht: Eine höhere Akzeptanz des Tools garantiert nicht, dass menschliche Korrekturen die Entscheidungen verbessern. Eine Abweichung kann eine im Modell fehlende regulatorische Vorgabe berücksichtigen, aber auch eine Anfrage bevorzugen, die lediglich mit mehr Nachdruck vorgebracht wird. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was diese Daten nicht klären können

Die zitierten Arbeiten untersuchen experimentelle Prognosen, nicht die tägliche Arbeitsplanung von Teams in Lausanne. Ein Ergebnis vorherzusagen und zu entscheiden, welches Dossier Zeit verdient, sind unterschiedliche Vorgänge: Bei Letzterem spielen auch Verantwortlichkeiten und Wertmassstäbe eine Rolle. Ohne ausdrückliche Definition einer begründeten Priorität vergleicht man bei menschlichen und softwaregestützten Rangfolgen vor allem Präferenzen.

Eine überprüfbare Praxis in Lausanne

Eine mögliche Übung im SHR-Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» besteht darin, eine anpassbare Rangfolge in einem begrenzten Bereich zu testen: Dokumentationsanfragen in der Medtech-Branche, Projektunterstützung an einer Hochschule, Veranstaltungsvorbereitung im internationalen Sport oder Kundenanfragen eines Scale-ups im Genferseeraum. Während zweier Wochen werden die ursprüngliche Rangfolge, jede Änderung und deren Begründung festgehalten; anschliessend werden verpasste kritische Fristen anhand vorab definierter Kriterien erfasst. Die zentrale Kennzahl wäre der Anteil der Änderungen, die durch eine überprüfbare, vom Tool nicht berücksichtigte Vorgabe begründet sind. Diese Erhebung würde keinen Leistungsgewinn beweisen, könnte aber dokumentierte Korrekturen von nicht erläuterten Präferenzen unterscheiden. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Lausanne im Kanton Waadt, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Lausanne

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