Priorisieren: Sollte man gleichartige Aufgaben bündeln?
Bei Präzisionsarbeiten kann die Bearbeitungsreihenfolge ebenso wichtig sein wie der Inhalt des Zeitplans. Die Führungsfrage ist konkret: Wann verkürzt das Bündeln ähnlicher Arbeitsschritte die Bearbeitungszeit, ohne andere Aufträge übermässig warten zu lassen?
Was die Forschung belegt
Joshua S. Rubinstein, David E. Meyer und Jeffrey E. Evans (2001, Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance) zeigen in kontrollierten Experimenten, dass der Wechsel zwischen Aufgaben Zeit kostet, insbesondere bei komplexeren Regeln. Ihre Ergebnisse stützen die Unterscheidung zwischen dem Wechsel des Handlungsziels und dem Aktivieren der Regeln für die neue Aufgabe. Sie liefern einen Grund, die Reihenfolge von Arbeitsschritten zu untersuchen, belegen aber nicht direkt, dass eine Losbildung die Leistung einer Werkstatt verbessert.
Den Übergang vorauszusehen, reicht nicht immer
Robert D. Rogers und Stephen Monsell (1995, Journal of Experimental Psychology: General) beobachten Wechselkosten auch dann, wenn der Wechsel zwischen einfachen Aufgaben vorhersehbar ist. Zusätzliche Vorbereitungszeit verringert diese Kosten in ihren Experimenten, beseitigt sie aber nicht vollständig. Eine vorab angekündigte Reihenfolge macht Übergänge somit nicht zwangsläufig zeitneutral.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, dass sämtliche gleichartigen Aufgaben stets zusammen bearbeitet werden sollten. Diese Regel verwechselt jedoch die Zeitersparnis der ausführenden Person mit der Verzögerung jener Aufträge, die auf ihr Los warten. Das Bündeln ist eine zu prüfende Organisationshypothese, keine Priorität, die Lieferzusagen oder Qualitätsanforderungen übergeordnet wäre. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was sich mit diesen Daten nicht dimensionieren lässt
Die Experimente betreffen kontrollierte kognitive Aufgaben, nicht Serien von Prüfungen in der Uhrenindustrie oder Anlagen der Mikroelektronik. Sie liefern weder eine optimale Losgrösse noch eine Schätzung der Zeitersparnis beim Wechsel einer Vorrichtung, eines Programms oder eines Auftragsdossiers. In der Praxis müssen diese Zeiten getrennt werden: Eine technische Umrüstung und ein kognitiver Übergang sind nicht dieselbe Messgrösse.
Eine überprüfbare Praxis in Neuchâtel
Im Rahmen des SHR-Programms für Zeitmanagement und Priorisierung könnte ein Team aus der Mikrotechnik, Uhrenindustrie oder Präzisionsmikroelektronik in Neuchâtel seine übliche Reihenfolge mit einer begrenzten Bündelung kompatibler Arbeitsschritte vergleichen, ohne die vorgeschriebenen Prüfungen zu verändern. Für jeden Auftrag würde es den Zeitpunkt der Bearbeitungsbereitschaft, Beginn und Ende der Bearbeitung sowie die Vorbereitungsminuten und allfällige Nacharbeiten erfassen. Bei dokumentierter Auslastung und Komplexität würden die Vorbereitungsminuten je Auftrag und der Median der Zeit zwischen Bearbeitungsbereitschaft und Abschluss verglichen. Die Bündelung würde nur beibehalten, wenn die eingesparte Vorbereitungszeit nicht mit einer Verschlechterung der vereinbarten Durchlaufzeiten oder der Qualität einhergeht. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Neuenburg, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Neuenburg
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