IA on the job: Beschreibt eine gut formulierte Arbeitsanweisung die tatsächliche Arbeit?

Wer eine Tätigkeit mithilfe eines Assistenten dokumentiert, kann rasch den Eindruck gewinnen, ihren Ablauf im Griff zu haben. Die präzisere Führungsfrage lautet: Was muss geprüft werden, bevor eine mit KI verfasste Arbeitsanweisung freigegeben wird?

Was die Forschung zeigt

John Seely Brown und Paul Duguid (1991, Organization Science) zeigen anhand von Forschungsarbeiten zu beruflichen Praktiken, dass formale Arbeitsbeschreibungen wesentliche Elemente der tatsächlichen Ausführung ausblenden können. Der Austausch unter Mitarbeitenden und situationsbezogene Anpassungen sind nicht einfach Abweichungen, die beseitigt werden müssen: Sie können die Tätigkeit erst ermöglichen. Bei einer mit KI verfassten Arbeitsanweisung sollte deshalb nicht nur geprüft werden, was das Dokument festhält, sondern auch, was es auslässt.

Eine Routine ist mehr als ihre Beschreibung

Martha S. Feldman und Brian T. Pentland (2003, Administrative Science Quarterly) unterscheiden die abstrakte Dimension einer Routine von ihrer konkreten Ausführung durch Menschen in bestimmten Situationen. Ihr theoretischer Rahmen erklärt, wie eine Routine sowohl Stabilität als auch Veränderung hervorbringen kann. Eine Arbeitsanweisung kann somit Orientierung bieten, ohne sämtliche Bedingungen ihrer Ausführung zu erfassen.

Der voreilige Schluss

Daraus könnte man ableiten, Arbeitsanweisungen seien nutzlos oder lokale Praktiken müssten immer Vorrang haben. Diese Arbeiten rechtfertigen weder den Verzicht auf Formalisierung noch die Anerkennung jeder Abweichung. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen einer einzuhaltenden Anforderung, einer fehlenden und ausdrücklich zu benennenden Bedingung sowie einer Praxis, die korrigiert werden muss. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was diese Arbeiten nicht belegen

Diese Artikel behandeln weder generative KI noch messen sie die Zuverlässigkeit der von ihr erstellten Arbeitsanweisungen. Sie bieten einen analytischen Rahmen, aber keinen Beleg dafür, dass KI-gestütztes Verfassen dem menschlichen Verfassen unterlegen wäre. Eine reine Dokumentenprüfung reicht dennoch nicht aus, um festzustellen, ob ein Text die tatsächlichen Ausführungsbedingungen abdeckt.

Eine überprüfbare Praxis in Neuchâtel

Im Rahmen des SHR-Programms «IA on the job» könnte ein Neuenburger Team aus der Mikrotechnik, der Uhrenindustrie oder der Präzisionsmikroelektronik diesen Punkt am Entwurf einer Anweisung zur Massprüfung untersuchen, ohne die freigegebene Arbeitsanweisung zu verändern. Bei einer genehmigten Überprüfung am Arbeitsplatz würden eine ausführende Person und eine qualitätsverantwortliche Person jeden Schritt erfassen, der eine im Entwurf fehlende Information, Bedingung oder Abwägung erfordert, und die Lücke anschliessend einordnen, statt die beobachtete Praxis automatisch zu bestätigen. Die Messgrösse wäre der Anteil geprüfter Schritte mit mindestens einer Lücke, jeweils durch eine dokumentierte Beobachtung belegt; eine erneute Überprüfung nach der Überarbeitung würde zeigen, ob die festgestellten Auslassungen bearbeitet wurden, ohne damit die gesamte Arbeitsanweisung zu zertifizieren. Weiterführend: entdecken Sie die KI im Arbeitsalltag-Weiterbildung in Neuenburg, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: KI im Arbeitsalltag in Neuenburg

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