Zeitmanagement: Kann man eine Anfrage zu früh bearbeiten?
Ein Dossier trifft ein, während bestimmte notwendige Informationen noch bestätigt werden müssen: Sollte man bereits beginnen, um Zeit zu gewinnen? Die Führungsfrage lautet, wann ein früher Beginn den verbleibenden Aufwand reduziert und wann er vor allem Arbeit erzeugt, die später wiederholt werden muss.
Was die Forschung belegt
David Rosenbaum, Lanyun Gong und Cory Potts (2014, Psychological Science) untersuchten eine Tendenz, die sie als «Präkrastination» bezeichnen: das beschleunigte Erreichen eines Teilziels, selbst um den Preis zusätzlicher körperlicher Anstrengung. In ihren Experimenten entschieden sich Versuchspersonen dafür, einen Eimer näher am Ausgangspunkt aufzunehmen, auch wenn sie ihn dadurch weiter tragen mussten. Die Autoren vermuten, dass das frühere Erreichen eines Teilziels die mentale Belastung verringern kann; daraus folgt nicht, dass ein rascher Arbeitsbeginn bei beruflichen Aufgaben generell ineffizient ist.
Das Gedächtnis entlasten, ohne die Aufgabe auszuführen
Evan Risko und Sam Gilbert (2016, Trends in Cognitive Sciences) untersuchen in einer Literaturübersicht die kognitive Auslagerung: den Einsatz von Handlungen oder externen Hilfsmitteln, um die kognitiven Anforderungen einer Aufgabe zu verringern. Dieser Ansatz hilft, zwei Reaktionen auf eine offene Anfrage zu unterscheiden: mit ihrer Bearbeitung beginnen oder die zur späteren Wiederaufnahme nötigen Informationen extern festhalten. Eine Anfrage, die zuständige Person und die Voraussetzung für den Arbeitsbeginn zu dokumentieren, könnte somit das Gedächtnis entlasten, ohne die Ausführung vorzeitig einzuleiten.
Der voreilige Schluss
Es wäre falsch, daraus abzuleiten, dass man erst handeln sollte, wenn sämtliche Informationen vorliegen. Erste Arbeiten können gerade eine Abhängigkeit, eine Unklarheit oder ein Risiko sichtbar machen, das sonst verborgen bliebe. Entscheidend ist deshalb die Unterscheidung zwischen einer Erkundung, die Informationen liefert, und einer Ausführung, deren Ergebnisse durch eine noch ausstehende Bestätigung hinfällig werden könnten. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was die Daten nicht entscheiden können
Ein Experiment zum Tragen von Eimern erfasst weder die Überarbeitung von Dokumenten noch die Sorgfaltspflichten eines Genfer Teams. Auch die Übersicht zur kognitiven Auslagerung belegt nicht, dass ein Anfragenregister in diesen Berufen die gesamte Bearbeitungszeit verkürzt. In der Praxis muss man Nacharbeit aufgrund eines vorzeitigen Beginns von Nacharbeit aufgrund einer berechtigten Änderung der Anfrage unterscheiden.
Eine überprüfbare Praxis in Genf
Im SHR-Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» könnte eine Übung darin bestehen, während zweier Wochen Anfragen zu erfassen, deren Bearbeitung vor einer ausdrücklich bezeichneten Bestätigung begonnen hat. In Genf könnte dies ein Kundendossier im Private Banking, ein Briefing in einer internationalen Organisation, ein Auftrag in der Luxusuhrenbranche oder eine Logistikanweisung im Rohstoffhandel betreffen, ohne vorgeschriebene Kontrollen oder dringende Massnahmen aufzuschieben. Für jede Anfrage werden die ausstehende Bestätigung, der Grund für den Arbeitsbeginn und die auf später eingegangene Informationen zurückzuführenden Nacharbeitsminuten dokumentiert; anschliessend werden der Anteil der vorzeitig begonnenen Anfragen mit solcher Nacharbeit und der entsprechende Gesamtzeitaufwand berechnet. Diese Erfassung würde allein nicht beweisen, dass Abwarten vorzuziehen ist, aber die möglichen Kosten eines vermeintlich zeitsparenden frühen Beginns überprüfbar machen. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Genf im Kanton Genf, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Genf
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