Gestione del tempo: si può trattare una richiesta troppo presto?
Arriva una pratica, ma alcune informazioni necessarie devono ancora essere confermate: conviene iniziare per portarsi avanti? La domanda manageriale è quando un avvio anticipato riduca il lavoro residuo e quando, invece, generi soprattutto lavoro da rifare.
Che cosa stabilisce la letteratura
David Rosenbaum, Lanyun Gong e Cory Potts (2014, Psychological Science) hanno studiato una tendenza che chiamano «precrastinazione»: affrettare il completamento di un sotto-obiettivo, anche a costo di uno sforzo fisico aggiuntivo. Nei loro esperimenti, alcuni partecipanti sceglievano di raccogliere un secchio più vicino al punto di partenza, pur dovendolo poi trasportare più a lungo. Gli autori suggeriscono che completare prima un sotto-obiettivo possa alleggerire il carico mentale; questo non dimostra che iniziare rapidamente una pratica professionale sia generalmente inefficiente.
Alleggerire la memoria senza eseguire il compito
Evan Risko e Sam Gilbert (2016, Trends in Cognitive Sciences) esaminano, in una rassegna della letteratura, lo scarico cognitivo: l'uso di azioni o supporti esterni per ridurre le esigenze cognitive di un compito. Questo quadro permette di distinguere due risposte a una richiesta in sospeso: iniziare a trattarla oppure registrare esternamente le informazioni necessarie per riprenderla. Annotare la richiesta, il responsabile e la condizione per avviarla potrebbe quindi ridurre la necessità di tenerla a mente, senza anticiparne l'esecuzione.
La conclusione troppo rapida
Sarebbe sbagliato dedurne che occorra attendere tutte le informazioni prima di agire. Un primo lavoro può proprio far emergere una dipendenza, un'ambiguità o un rischio che altrimenti resterebbe invisibile. La distinzione utile è dunque tra un'esplorazione che produce informazioni e un'esecuzione i cui risultati potrebbero essere invalidati da una conferma ancora attesa. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa i dati non permettono di stabilire
Un esperimento sul trasporto di secchi non misura né il rifacimento dei documenti né gli obblighi di diligenza di un team ginevrino. Anche la rassegna sullo scarico cognitivo non dimostra che un registro delle richieste riduca il tempo totale di trattamento in queste professioni. Nella pratica, occorre distinguere il lavoro da rifare a causa di un avvio prematuro da quello dovuto a un'evoluzione legittima della richiesta.
Una verifica pratica a Ginevra
Nel programma SHR «Gestione del tempo & priorizzazione», un possibile esercizio consiste nel monitorare per due settimane le richieste avviate prima di una conferma esplicitamente identificata. A Ginevra, il perimetro potrebbe comprendere una pratica cliente nel private banking, una nota in un'organizzazione internazionale, un ordine nell'orologeria di lusso o un'istruzione logistica nel commercio di materie prime, senza rinviare controlli obbligatori o azioni urgenti. Per ogni richiesta, registrare la conferma attesa, il motivo dell'avvio e i minuti di rifacimento attribuibili alle informazioni ricevute successivamente; calcolare la quota delle richieste avviate in anticipo che hanno richiesto tale rifacimento e il relativo tempo totale. Questa rilevazione non dimostrerebbe da sola che attendere sia preferibile, ma renderebbe verificabile il possibile costo di un avvio presentato come un risparmio di tempo. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Ginevra nel cantone di Ginevra, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Ginevra
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