Zeitmanagement: Wann ist ein Arbeitsergebnis gut genug?

Eine Notiz kann korrekt und nutzbar sein und dennoch lange in Bearbeitung bleiben. Sollten Führungskräfte vor Arbeitsbeginn Abnahmekriterien festlegen, statt es jeder Person zu überlassen, nach der bestmöglichen Fassung zu suchen?

Was die Forschung belegt

Barry Schwartz, Andrew Ward, John Monterosso, Sonja Lyubomirsky, Katherine White und Darrin R. Lehman (2002, Journal of Personality and Social Psychology) unterscheiden die Suche nach der bestmöglichen Option von der Suche nach einer Option, die ausreichende Kriterien erfüllt. In ihren Studien geht die Tendenz zum Maximieren unter anderem mit stärkerem Bedauern und geringerer Zufriedenheit einher. Diese Ergebnisse betreffen Entscheidungen und subjektives Erleben, nicht den Zeitbedarf für die Fertigstellung eines beruflichen Arbeitsergebnisses.

Bessere Ergebnisse fühlen sich nicht unbedingt besser an

Sheena S. Iyengar, Rachael E. Wells und Barry Schwartz (2006, Psychological Science) begleiteten Studierende bei der Stellensuche. Stärker auf Maximierung ausgerichtete Teilnehmende erzielten höhere Einstiegsgehälter, waren mit ihrem Ergebnis jedoch weniger zufrieden. Diese Diskrepanz deutet darauf hin, dass eine objektive Verbesserung und das Gefühl, eine ausreichend gute Wahl getroffen zu haben, nicht zwangsläufig zusammen zunehmen.

Der vorschnelle Schluss

Daraus eine generelle Senkung der Anforderungen abzuleiten, wäre falsch: Gerade die zweite Studie zeigt, dass eine anspruchsvollere Suche auch mit einem objektiven Vorteil einhergehen kann. Die hilfreiche Unterscheidung verläuft daher nicht zwischen Qualität und Geschwindigkeit, sondern zwischen notwendigen Anforderungen und Verbesserungen, deren Nutzen noch zu klären ist. Eine Abnahmeschwelle festzulegen bedeutet weder, vorgeschriebene Prüfungen zu streichen, noch jeden hohen Anspruch mit Maximierung gleichzusetzen. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was sich aus diesen Daten nicht ableiten lässt

Diese Arbeiten untersuchen nicht, wie Abnahmekriterien die Bearbeitungszeit von Dokumenten in Unternehmen beeinflussen. Sie erlauben deshalb weder, eine Zeitersparnis zu beziffern, noch ein allgemeingültiges Niveau ausreichender Qualität festzulegen. In der Praxis kann eine unklar definierte Schwelle die Arbeit lediglich zu den Empfängerinnen und Empfängern verlagern, die Korrekturen oder Erläuterungen anfordern müssen.

Eine überprüfbare Praxis in Basel

Im Rahmen des SHR-Programms «Zeitmanagement & Priorisierung» könnte ein Basler Team explizite Abnahmekriterien für eine Kategorie wiederkehrender interner Dokumente testen: Koordinationsnotizen in Pharma und Life Sciences, Übersichten zur Rheinlogistik oder Fortschrittsberichte aus der internationalen Forschung und Entwicklung. Vor dem Verfassen würden Führungskraft und empfangende Person den Verwendungszweck, die unverzichtbaren Informationen und die erforderlichen Prüfungen vereinbaren, ohne regulatorische oder sicherheitsbezogene Anforderungen zu verändern. Während einer Pilotphase würden sie den gesamten erfassten Aufwand bis zur Abnahme einschliesslich Korrekturen sowie den Anteil der wegen fehlender Informationen zurückgegebenen Dokumente mit einer Referenzperiode vergleichen. Weniger Zeitaufwand ohne Zunahme solcher Rückgaben wäre ein positives lokales Signal, aber kein Kausalnachweis. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Basel im Kanton Basel-Stadt, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Basel

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