Gestion du temps : quand un livrable est-il suffisamment abouti ?
Une note peut être exacte, exploitable et néanmoins rester longtemps en préparation. Faut-il définir les critères d’acceptation d’un livrable avant de lui consacrer du temps, plutôt que laisser chacun rechercher la meilleure version possible ?
Ce que la littérature établit
Barry Schwartz, Andrew Ward, John Monterosso, Sonja Lyubomirsky, Katherine White et Darrin R. Lehman (2002, Journal of Personality and Social Psychology) distinguent la recherche de la meilleure option possible de la recherche d’une option répondant à des critères suffisants. Dans leurs études, la tendance à maximiser est notamment associée à davantage de regret et à une moindre satisfaction. Ces résultats portent sur la décision et le vécu des personnes, non sur le temps nécessaire pour terminer un livrable professionnel.
De meilleurs résultats, sans sentiment d’avoir terminé au mieux
Sheena S. Iyengar, Rachael E. Wells et Barry Schwartz (2006, Psychological Science) ont suivi des étudiants dans leur recherche d’emploi. Les participants davantage orientés vers la maximisation obtenaient des rémunérations initiales plus élevées, mais se déclaraient moins satisfaits de leur résultat. Cette dissociation suggère qu’une amélioration objective et le sentiment d’avoir suffisamment bien choisi ne progressent pas nécessairement ensemble.
La conclusion trop rapide
En déduire qu’il faudrait systématiquement abaisser les exigences serait une erreur : la seconde étude montre précisément qu’une recherche plus exigeante peut aussi s’accompagner d’un avantage objectif. La distinction utile n’oppose donc pas qualité et rapidité, mais exigences nécessaires et améliorations dont l’utilité reste à établir. Définir un seuil d’acceptation ne signifie ni supprimer les vérifications obligatoires ni assimiler toute exigence élevée à de la maximisation. (nos formations pour cadres et collaborateurs)
Ce que ces données ne permettent pas de prescrire
Ces travaux ne testent pas l’effet de critères d’acceptation sur la durée de production de documents en entreprise. Ils ne permettent donc ni de chiffrer un gain de temps ni de fixer un niveau universel de qualité suffisante. En pratique, un seuil mal défini peut simplement déplacer le travail vers le destinataire, sous forme de demandes de correction ou d’explication.
Une implication pratique, vérifiable à Bâle
Dans le cadre du programme « Gestion du temps & priorisation » de SHR, une équipe bâloise pourrait tester des critères d’acceptation explicites sur une famille de livrables internes récurrents : notes de coordination pharma ou sciences de la vie, synthèses de logistique rhénane ou points d’avancement de R&D internationale. Avant la rédaction, le responsable et le destinataire conviendraient de l’usage attendu, des informations indispensables et des contrôles requis, sans modifier les exigences réglementaires ou de sécurité. Sur une période pilote, ils compareraient avec une période de référence l’effort total consigné jusqu’à acceptation, corrections comprises, ainsi que la proportion de livrables retournés pour information manquante. Une baisse du temps sans hausse de ces retours constituerait un signal local favorable, non une preuve causale. Pour aller plus loin : découvrez la formation Gestion du temps & priorisation à Bâle dans le canton de Bâle-Ville, ou parcourez nos formations pour cadres et collaborateurs en Suisse.
En images : Gestion du temps & priorisation à Bâle
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