Gestione del tempo: quando un elaborato è sufficientemente rifinito?
Una nota può essere corretta e utilizzabile e tuttavia rimanere a lungo in preparazione. Conviene definire i criteri di accettazione prima di iniziare il lavoro, anziché lasciare che ciascuno cerchi la migliore versione possibile?
Che cosa stabilisce la letteratura
Barry Schwartz, Andrew Ward, John Monterosso, Sonja Lyubomirsky, Katherine White e Darrin R. Lehman (2002, Journal of Personality and Social Psychology) distinguono la ricerca della migliore opzione possibile dalla ricerca di un’opzione che soddisfi criteri sufficienti. Nei loro studi, la tendenza a massimizzare è associata, tra l’altro, a maggiore rimpianto e minore soddisfazione. Questi risultati riguardano le decisioni e l’esperienza soggettiva, non il tempo necessario per completare un elaborato professionale.
Risultati migliori, senza sentirsi più soddisfatti
Sheena S. Iyengar, Rachael E. Wells e Barry Schwartz (2006, Psychological Science) hanno seguito studenti durante la ricerca di un impiego. I partecipanti maggiormente orientati alla massimizzazione ottenevano retribuzioni iniziali più elevate, ma si dichiaravano meno soddisfatti del risultato. Questa divergenza suggerisce che il miglioramento oggettivo e la sensazione di aver scelto abbastanza bene non procedono necessariamente insieme.
La conclusione troppo rapida
Dedurne che occorra sempre abbassare le aspettative sarebbe un errore: il secondo studio mostra proprio che una ricerca più esigente può accompagnarsi anche a un vantaggio oggettivo. La distinzione utile non è quindi tra qualità e rapidità, ma tra requisiti necessari e miglioramenti la cui utilità resta da stabilire. Definire una soglia di accettazione non significa eliminare le verifiche obbligatorie né equiparare ogni standard elevato alla massimizzazione. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa questi dati non permettono di prescrivere
Questi lavori non verificano l’effetto dei criteri di accettazione sui tempi di produzione dei documenti aziendali. Non consentono quindi né di quantificare un risparmio di tempo né di stabilire un livello universale di qualità sufficiente. Nella pratica, una soglia poco chiara può semplicemente trasferire il lavoro al destinatario, sotto forma di richieste di correzione o chiarimento.
Una verifica pratica a Basilea
Nell’ambito del programma SHR «Gestione del tempo & priorizzazione», un team basilese potrebbe sperimentare criteri di accettazione espliciti per una categoria di elaborati interni ricorrenti: note di coordinamento nel settore farmaceutico o nelle scienze della vita, sintesi sulla logistica renana o aggiornamenti sulla R&S internazionale. Prima della redazione, responsabile e destinatario concorderebbero l’utilizzo previsto, le informazioni indispensabili e i controlli richiesti, senza modificare i requisiti normativi o di sicurezza. Durante un periodo pilota, confronterebbero con un periodo di riferimento il tempo di lavoro complessivo registrato fino all’accettazione, correzioni comprese, e la quota di elaborati restituiti per informazioni mancanti. Una riduzione del tempo senza un aumento di tali restituzioni costituirebbe un segnale locale favorevole, non una prova causale. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Basilea nel cantone di Basilea Città, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Basilea
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