Projektmanagement: einen Antrag ablehnen, ohne das Verfahren unfair zu gestalten

In einem Projekt müssen manche Änderungsanträge abgelehnt werden, selbst wenn sie einem tatsächlichen Bedarf entsprechen. Die konkrete Führungsfrage lautet: Wird das Verfahren als gerechter wahrgenommen, wenn Antragstellende ihre Argumente vorbringen können, ohne dadurch ein Vetorecht zu erhalten?

Was die Forschung belegt

Robert Folger (1977, Journal of Personality and Social Psychology) untersuchte experimentell, wie sich Mitsprachemöglichkeiten und Veränderungen einer Zuteilung auf die empfundene Ungerechtigkeit auswirken. Seine Ergebnisse zeigen, dass die Reaktion auf eine Verteilung nicht allein davon abhängt, was eine Person erhält: Auch die Möglichkeit, sich zu äussern, spielt eine Rolle. Für das Projektmanagement spricht dies dafür, die Ablehnung eines Antrags von den Bedingungen seiner Prüfung zu unterscheiden, ohne anzunehmen, dass Zuhören die Enttäuschung beseitigt.

Gehört zu werden bedeutet nicht, zu entscheiden

E. Allan Lind, Ruth Kanfer und P. Christopher Earley (1990, Journal of Personality and Social Psychology) unterschieden instrumentelle und nichtinstrumentelle Dimensionen der Mitsprache. In ihrem Experiment verbesserte auch eine Äusserungsmöglichkeit nach der Entscheidung die Gerechtigkeitsurteile gegenüber einer fehlenden Äusserungsmöglichkeit, allerdings weniger als eine Mitsprache vor der Entscheidung. Der Mechanismus beschränkt sich somit nicht auf die Möglichkeit, das Ergebnis zu verändern: Den eigenen Standpunkt darlegen zu können, ist ebenfalls bedeutsam.

Der vorschnelle Schluss

Daraus könnte man ableiten, eine Anhörung genüge, um eine Ablehnung akzeptabel zu machen. Diese Arbeiten zeigen weder, dass eine Anhörung Zustimmung garantiert, noch, dass sie eine diskriminierende oder gegen Projektverpflichtungen verstossende Entscheidung gerecht macht. Eine vorsichtige Übertragung auf die Führungspraxis besteht darin, offenzulegen, was noch verhandelbar ist, und Mitsprache ausdrücklich von Entscheidungsbefugnis zu unterscheiden. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was die Daten nicht versprechen können

Diese experimentellen Studien betreffen klar begrenzte Situationen, nicht die langfristige Begleitung von Genfer Projekten. Sie belegen nicht, dass ein als gerechter wahrgenommenes Verfahren Kosten senkt, Auseinandersetzungen verhindert oder die Qualität des Projektergebnisses verbessert. Ein Antragsregister kann eine Anhörung dokumentieren, ohne nachzuweisen, dass die Argumente tatsächlich berücksichtigt wurden.

Eine überprüfbare Praxis in Genf

Im Rahmen des SHR-Programms « Gestion de projet » wäre eine in Genf anwendbare Übung, die während eines Monats abgelehnten Änderungsanträge zu prüfen – etwa zu einem Private-Banking-Prozess, einem Werkzeug einer internationalen Organisation, einer Spezifikation für Luxusuhren oder einem Dokumentenfluss im Rohstoffhandel. Für jede Ablehnung wird geprüft, ob ein vor der Entscheidung erfasstes Argument der antragstellenden Person und eine begründete, darauf eingehende Antwort vorliegen; anschliessend wird der Anteil der Ablehnungen mit beiden Elementen an allen geprüften Ablehnungen berechnet. Die separate Frage an die Antragstellenden, ob sie ihren Standpunkt vor der Entscheidung darlegen konnten, ermöglicht einen Abgleich zwischen Dokumentation und Erfahrung. Diese Prüfung erfasst eine Praxis der Antragsbearbeitung, nicht die Gerechtigkeit der Entscheidung oder den Projekterfolg. Weiterführend: entdecken Sie die Projektmanagement-Weiterbildung in Genf im Kanton Genf, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Projektmanagement in Genf

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