Veränderungsmanagement: Was sollte wegfallen, bevor etwas hinzukommt?

Ein Veränderungsprojekt beschreibt in der Regel, was neu entstehen soll, seltener hingegen, was entfallen soll. Die Führungsfrage ist präzise: Prüfen wir vor der Einführung einer neuen Lösung tatsächlich, welche Aufgaben, Freigaben oder Dokumente abgeschafft werden könnten?

Was die Forschung belegt

Gabrielle S. Adams, Benjamin A. Converse, Andrew H. Hales und Leidy E. Klotz (2021, Nature) zeigen in Experimenten zur Veränderung von Objekten, Ideen und Situationen, dass Teilnehmende Lösungen durch Weglassen übersehen. Ihre Ergebnisse legen nahe, dass dies nicht allein auf einer Vorliebe für Ergänzungen beruht: Möglichkeiten des Weglassens werden nicht immer in Betracht gezogen. Für das Veränderungsmanagement ist deshalb zu unterscheiden, ob eine Abschaffung geprüft und verworfen oder gar nicht erst erwogen wurde.

Warum das Bestehende im Vorteil bleibt

William Samuelson und Richard Zeckhauser (1988, Journal of Risk and Uncertainty) weisen bei den untersuchten Entscheidungen eine Bevorzugung des Status quo nach. Dieser Mechanismus unterscheidet sich vom Übersehen möglicher Streichungen: Eine solche Option kann erkannt und dennoch verworfen werden, weil der aktuelle Zustand einen Vorteil geniesst. Zusammen legen diese Arbeiten zwei getrennte Fragen nahe: Haben wir nach Möglichkeiten des Weglassens gesucht, und haben wir diese anschliessend bewertet, ohne das Bestehende automatisch zu bevorzugen?

Der vorschnelle Schluss

Daraus könnte man folgern, dass eine erfolgreiche Transformation mehr abschaffen als hinzufügen sollte. Diese Schlussfolgerung lassen die Arbeiten nicht zu: Eine Kontrolle, eine Freigabe oder eine Redundanz kann eine unverzichtbare Funktion erfüllen. Es geht nicht darum, Abschaffung zum Ziel zu machen, sondern sie ausdrücklich in die Prüfung der Optionen einzubeziehen. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was diese Daten nicht nachweisen

Diese Studien vergleichen keine Unternehmenstransformationen anhand der Zahl abgeschaffter Aufgaben und weisen keinen durch Weglassen verursachten Gewinn an organisationaler Leistungsfähigkeit nach. In der Praxis kann eine scheinbar unnötige Aufgabe eine andere Abteilung, einen Kunden oder eine Anforderung an die Rückverfolgbarkeit absichern. Ihre Abschaffung verlangt deshalb eine Prüfung der Abhängigkeiten und nicht nur die Zustimmung des ausführenden Teams.

Eine überprüfbare Praxis in Vevey

In Vevey, im Umfeld der globalen Lebensmittelwirtschaft, der Konzernsitze und der KMU der Riviera, kann das SHR-Programm «Veränderungsmanagement» den Rahmen bieten, um vor der Einführung einer neuen Lösung mögliche Streichungen zu prüfen. Für jede zusätzliche wiederkehrende Aufgabe wird eine bestehende Aufgabe dokumentiert, deren Abschaffung geprüft wurde, einschliesslich des Entscheids und seiner Gründe sowie regulatorischer oder qualitätsbezogener Vorgaben. Die vorgeschlagene Kennzahl ist der Anteil zusätzlicher Aufgaben mit dokumentierter Prüfung, nicht die Zahl tatsächlich abgeschaffter Aufgaben. Bei erprobten Streichungen werden anschliessend Bearbeitungszeit und Nacharbeit für vergleichbare Fälle gegenübergestellt, um zu prüfen, ob eine lokale Entlastung die Arbeit lediglich verlagert. Weiterführend: entdecken Sie die Change-Leadership-Weiterbildung in Vevey im Kanton Waadt, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Change-Leadership in Vevey

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