Change Management: Was kostet der Wechsel zwischen altem und neuem Tool?

Bei einer IT-Migration bestehen alte und neue Bearbeitungsweisen häufig nebeneinander. Die konkrete Führungsfrage lautet: Sollen Teams frei zwischen beiden Umgebungen wechseln, oder sollte die Arbeit in getrennten Zeitfenstern organisiert werden?

Was die Forschung belegt

Sophie Leroy (2009, Organizational Behavior and Human Decision Processes) zeigt in Experimenten, dass beim Übergang zu einer neuen Aufgabe ein Teil der Aufmerksamkeit an der vorherigen gebunden bleiben kann, insbesondere wenn diese noch nicht abgeschlossen ist. Diese verbleibende Aufmerksamkeitsbindung kann die Leistung bei der nächsten Aufgabe beeinträchtigen. Für eine organisatorische Umstellung legen diese Befunde nahe, die Wechsel zwischen Tätigkeiten zu untersuchen und nicht nur die Zeit für das Erlernen eines neuen Tools.

Auch der Wechsel von Regeln kostet Zeit

Joshua S. Rubinstein, David E. Meyer und Jeffrey E. Evans (2001, Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance) weisen in kontrollierten Experimenten zeitliche Kosten des Aufgabenwechsels nach. Ihre Ergebnisse stützen einen Mechanismus der exekutiven Kontrolle, der den Wechsel von Zielen und die Aktivierung der jeweils relevanten Regeln umfasst. Das Wechseln zwischen zwei Umgebungen mit unterschiedlichen Regeln ist somit eine mögliche Kostenquelle, die untersucht werden sollte, und nicht bloss eine Frage der Vertrautheit mit Benutzeroberflächen.

Der voreilige Schluss

Daraus könnte man ableiten, dass das alte Tool sofort abgeschafft werden sollte. Diese Studien vergleichen jedoch keine Migrationsstrategien und rechtfertigen eine solche Vorgabe nicht. Ein vorübergehender Parallelbetrieb kann für die Rückverfolgbarkeit oder die Aufrechterhaltung von Dienstleistungen erforderlich bleiben; dann geht es darum, vermeidbare Wechsel zu reduzieren, ohne sinnvolle Kontrollen aufzugeben. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was sich mit diesen Daten nicht beziffern lässt

Diese experimentellen Arbeiten erlauben keine direkte Schätzung des Produktivitätsverlusts eines Unternehmens, das zwei Systeme nutzt. Der Wechsel zwischen zwei Bildschirmansichten bedeutet zudem nicht zwingend einen Wechsel der Aufgabe oder der Regeln. Eine aussagekräftige Erfassung muss zwischen prozessbedingten Wechseln, dringenden Anfragen und Rückgriffen auf das alte Tool unterscheiden, die durch fehlende Informationen im neuen System entstehen.

Eine überprüfbare Praxis in Freiburg

Im Rahmen des SHR-Programms « Conduite du changement » bietet sich für ein Lebensmittelunternehmen, einen zweisprachigen Industriebetrieb oder eine Dienstleistungseinheit am Hochschulstandort Freiburg folgende Übung an: Eine übliche Arbeitsperiode wird anhand vergleichbarer Fälle mit einer Periode verglichen, in der die Bearbeitung in getrennten Zeitfenstern erfolgt. Die zentrale Messgrösse wäre die Anzahl der Systemwechsel pro abgeschlossenem Fall, dokumentiert in einem gemeinsamen deutsch-französischen Erfassungsraster. Zusätzlich sollten Bearbeitungsdauer und notwendige Korrekturen erfasst werden, ohne Qualitäts- oder Rückverfolgbarkeitskontrollen wegzulassen. Weniger Wechsel ohne Verschlechterung dieser Ergebnisse würden lokal für diese Arbeitsorganisation sprechen, wären für sich allein aber kein Kausalnachweis. Weiterführend: entdecken Sie die Change-Leadership-Weiterbildung in Freiburg im Kanton Freiburg, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Change-Leadership in Freiburg

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