Gestione del cambiamento: quanto costa alternare vecchio e nuovo strumento?
Una migrazione informatica lascia spesso coesistere vecchie e nuove modalità di gestione delle pratiche. La domanda manageriale è precisa: lasciare che i team passino liberamente da un ambiente all'altro, oppure organizzare il lavoro in fasce orarie distinte?
Che cosa stabilisce la letteratura
Sophie Leroy (2009, Organizational Behavior and Human Decision Processes) mostra attraverso esperimenti che una parte dell'attenzione può restare legata al compito precedente quando si passa a un altro, soprattutto se il primo è ancora incompiuto. Questo residuo attentivo può compromettere la prestazione nel compito successivo. Per una transizione organizzativa, questi risultati suggeriscono di esaminare i passaggi tra attività, non soltanto il tempo dedicato ad apprendere un nuovo strumento.
Anche cambiare regole ha un costo
Joshua S. Rubinstein, David E. Meyer e Jeffrey E. Evans (2001, Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance) evidenziano costi temporali del cambio di compito in esperimenti controllati. I loro risultati sostengono un meccanismo di controllo esecutivo che comprende lo spostamento degli obiettivi e l'attivazione delle regole pertinenti. Alternare due ambienti con regole diverse rappresenta quindi una possibile fonte di costo da esaminare, anziché una semplice questione di familiarità con le interfacce.
La conclusione affrettata
Si potrebbe dedurne che occorra eliminare immediatamente il vecchio strumento. Questi studi non confrontano strategie di migrazione e non giustificano tale prescrizione. Una coesistenza temporanea può restare necessaria per la tracciabilità o la continuità del servizio; l'obiettivo diventa allora ridurre i passaggi evitabili senza eliminare i controlli utili. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa i dati non consentono di quantificare
Questi lavori sperimentali non permettono di stimare direttamente la perdita di produttività di un'impresa che utilizza due sistemi. Passare da una schermata all'altra, inoltre, non equivale necessariamente a cambiare compito o regole. Un monitoraggio pertinente deve distinguere i passaggi imposti dal processo, le richieste urgenti e i ritorni al vecchio strumento dovuti a informazioni non disponibili in quello nuovo.
Una verifica pratica a Friburgo
Nell'ambito del programma « Conduite du changement » di SHR, un esercizio applicabile a un'impresa agroalimentare, a un sito industriale bilingue o a un servizio del polo universitario friburghese consiste nel confrontare un periodo di lavoro abituale con un periodo organizzato in fasce di trattamento distinte, utilizzando pratiche comparabili. La misura principale sarebbe il numero di passaggi tra sistemi per pratica conclusa, registrato in una scheda comune in francese e tedesco. Andrebbero monitorati anche i tempi di trattamento e le correzioni necessarie, senza rimuovere i controlli di qualità o tracciabilità. Una diminuzione dei passaggi senza peggioramento di questi risultati sosterrebbe localmente tale organizzazione del lavoro, senza costituire da sola una prova causale. Per approfondire: scoprite la formazione Guida del cambiamento a Friburgo nel cantone di Friburgo, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Guida del cambiamento in Friburgo
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