Kommunikation zwischen Fachbereichen: Ein gemeinsames Dokument reicht nicht

In Basel trifft Kommunikation an den Schnittstellen zwischen Pharma, Life Sciences, Rheinlogistik und internationaler Forschung und Entwicklung auf unterschiedliche fachliche Rahmenbedingungen. Die Führungsfrage lautet deshalb präzise: Wie lässt sich eine gemeinsame Arbeitsgrundlage schaffen, mit der diese Unterschiede bearbeitet statt bloss verdeckt werden?

Was die Forschung belegt

Paul R. Carlile (2002, Organization Science) untersucht in einer Feldstudie zur Produktentwicklung, wie Wissen zwischen Fachbereichen zirkuliert. Seine Arbeit zeigt den Nutzen von «Grenzobjekten»: Arbeitsgrundlagen wie Zeichnungen oder Modelle, anhand derer Fachpersonen ihr Wissen darstellen und ihre wechselseitigen Abhängigkeiten bearbeiten können. Ihr Nutzen liegt nicht nur in den enthaltenen Informationen, sondern auch darin, Unterschiede sichtbar zu machen und ihre Folgen zu untersuchen.

Übertragen, übersetzen oder verändern

Paul R. Carlile (2004, Organization Science) entwickelt einen konzeptionellen Rahmen, der drei Prozesse unterscheidet: Wissen übertragen, übersetzen und verändern. Ein gemeinsamer Wortschatz kann genügen, wenn es um die Übertragung geht; unterscheiden sich die Bedeutungen, wird Übersetzungsarbeit erforderlich. Wenn auch Interessen und praktische Folgen auseinandergehen, reicht sprachliche Klärung nicht mehr aus: Die Beteiligten müssen Kompromisse aushandeln und ihr Wissen oder ihre Arbeitsweisen verändern können.

Der vorschnelle Schluss

Daraus könnte man ableiten, dass eine einheitliche Dokumentvorlage die Kommunikationsprobleme zwischen Fachbereichen löst. Die Arbeiten legen vielmehr nahe, dass eine gemeinsame Arbeitsgrundlage Unterschiede offenlegen muss, auch solche, die durch eine vorschnelle Standardisierung verschwinden würden. Ein Feld mit der Bezeichnung «Verfügbarkeit» kann technische Bereitschaft, Qualitätsfreigabe oder Versandbereitschaft meinen: Dieses Beispiel veranschaulicht eine zu prüfende Frage und ist kein gesicherter Befund über Basler Unternehmen. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was diese Arbeiten nicht versprechen können

Die Feldstudie und der konzeptionelle Rahmen sind kein kontrollierter Versuch, der nachweist, dass ein Dokumentformat Verzögerungen reduziert. Ebenso wenig rechtfertigen sie die Annahme, dass dieselben Arbeitsgrundlagen für Forschung und Entwicklung, Qualität und Logistik geeignet sind. In der Praxis bleibt auch ein besser gestaltetes Dokument unzureichend, wenn niemand befugt ist, zwischen den darin sichtbar werdenden Anforderungen abzuwägen und zu entscheiden.

Eine überprüfbare Praxis in Basel

Im Rahmen des SHR-Programms «Communication» könnte ein Basler Team an einer Schnittstelle zwischen internationaler Forschung und Entwicklung, Qualität und Logistik ein Arbeitsblatt testen, das die Definitionen kritischer Begriffe, die Anforderungen jedes Fachbereichs und noch offene Zielkonflikte getrennt erfasst. In zwei aufeinanderfolgenden Zeiträumen von jeweils vier Wochen, vor und während des Tests, würde es den Anteil der Dossiers messen, die ausdrücklich wegen unterschiedlicher Definitionen oder Anforderungen nachbearbeitet werden müssen, und dabei für jeden Fall den Grund mit Datum dokumentieren sowie dieselbe Zuordnungsregel anwenden. So entstünde ein lokal überprüfbarer Indikator, ohne eine mögliche Verbesserung automatisch dem Arbeitsblatt zuzuschreiben: Auch die Zusammensetzung und Komplexität der Dossiers wären zu prüfen. Weiterführend: entdecken Sie die Kommunikation-Weiterbildung in Basel, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Kommunikation in Basel

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