KI-Einführung: Müssen Verfahren unveränderlich sein?

Ein Team, das KI einführt, muss entscheiden, was es standardisiert, ohne davon auszugehen, dass alle Arbeitssituationen gleich sind. Die konkrete Führungsfrage lautet: Wie lässt sich ein gemeinsames Verfahren festlegen und zugleich sichtbar machen, in welchen Situationen es angepasst werden muss?

Was die Forschung belegt

Martha Feldman und Brian Pentland (2003, Administrative Science Quarterly) unterscheiden die allgemeine Vorstellung einer Routine von ihren konkreten Ausführungen durch bestimmte Personen in bestimmten Situationen. Ihre Analyse zeigt, weshalb eine Routine sowohl Stabilität als auch Veränderung ermöglichen kann. Auf KI übertragen, legt diese Unterscheidung nahe, eine vorhandene Arbeitsanweisung nicht mit einer gleichmässigen tatsächlichen Ausführung der Arbeit gleichzusetzen.

Das Werkzeug allein bestimmt die Praxis nicht

Wanda Orlikowski (1992, Organization Science) entwickelt ein Modell, in dem Technologie sowohl durch menschliches Handeln geprägt wird als auch an dessen Strukturierung beteiligt ist. Organisatorische Bedingungen und Nutzungsweisen erklären somit mit, was aus demselben Werkzeug im Arbeitsalltag wird. Für Führungskräfte bedeutet dies: Identische Einstellungen garantieren keine identische Praxis.

Der voreilige Schluss

Daraus könnte man ableiten, dass alle ihre KI-Nutzung frei anpassen sollten. Diese Arbeiten rechtfertigen diesen Schluss nicht: Unterschiede in der Praxis anzuerkennen bedeutet nicht, jede Abweichung zu akzeptieren. Bei einer regulierten Tätigkeit kann eine Anpassung vor ihrer Umsetzung eine Prüfung und Genehmigung erfordern; entscheidend ist, eine zu prüfende Ausnahme von einer zu unterbindenden Umgehung zu unterscheiden. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was diese Arbeiten nicht versprechen können

Diese Artikel stammen aus der Zeit vor der generativen KI und bieten hauptsächlich theoretische Bezugsrahmen, die durch Organisationsanalysen gestützt werden. Sie bestimmen weder den optimalen Standardisierungsgrad einer KI-Anwendung noch einen kausalen Effekt auf deren Qualität. Ein dokumentiertes Verfahren belegt deshalb für sich allein keine Prozessbeherrschung; umgekehrt beweist eine beobachtete Abweichung nicht, dass das Verfahren mangelhaft ist.

Eine überprüfbare Praxis in Basel

Im Rahmen des SHR-Programms « Conduire l'adoption de l'IA dans son équipe » bietet sich in Basel an, einen genehmigten, klar begrenzten Anwendungsfall während zweier Wochen zu verfolgen, etwa das Erstellen einer Zusammenfassung aus nicht sensiblen Dokumenten. In einem Team aus Pharma, Life Sciences, Rheinlogistik oder internationaler F&E würde jeder Fall protokolliert: Reicht das Verfahren aus oder wird eine Anpassung beantragt, ohne vorgeschriebene Kontrollen zu verändern? Die Kennzahl wäre der Anteil der Fälle mit Anpassungsbedarf an allen protokollierten Fällen, anhand des Registers überprüfbar und ergänzt um die Begründung sowie den Entscheid der zuständigen, befugten Führungskraft. Diese Erfassung misst nicht die Leistung der KI, sondern prüft vor einer Ausweitung, ob das gemeinsame Verfahren die tatsächlich anfallende Arbeit abdeckt. Weiterführend: entdecken Sie die KI-Einführung im Team gestalten-Weiterbildung in Basel im Kanton Basel-Stadt, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: KI-Einführung im Team gestalten in Basel

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