Definire le priorità: l’accordo collettivo basta a convalidare una graduatoria?
Ordinare insieme le attività sembra un modo ragionevole di distribuire un tempo limitato. La domanda manageriale è però precisa: occorre raccogliere informazioni e graduatorie individuali prima di cercare un accordo sulle priorità?
Che cosa stabilisce la letteratura
Garold Stasser e William Titus (1985, Journal of Personality and Social Psychology) hanno mostrato, in un esperimento sulle decisioni di gruppo, che la discussione poteva favorire le informazioni già condivise a scapito di quelle possedute da un solo membro. Riunire le persone attorno a un tavolo non garantisce quindi che le loro conoscenze vengano effettivamente messe in comune. Per la definizione delle priorità, questo suggerisce un rischio: ordinare le attività sulla base di ciò che tutti sanno, anziché di tutto ciò che conta.
Quando la convergenza non corregge l’errore
Jan Lorenz, Heiko Rauhut, Frank Schweitzer e Dirk Helbing (2011, Proceedings of the National Academy of Sciences) hanno studiato l’influenza sociale in compiti di stima quantitativa. L’accesso alle stime altrui poteva ridurre la diversità delle risposte senza migliorarne l’accuratezza, aumentando al contempo la fiducia dei partecipanti. Questo meccanismo non dimostra che una graduatoria collettiva sarà inadeguata; spiega perché l’accordo raggiunto non basta a stabilirne la qualità.
La conclusione affrettata
Se ne potrebbe dedurre che la discussione vada sostituita con una media delle graduatorie individuali. Significherebbe confondere l’indipendenza dei giudizi con la validità della decisione: un obbligo legale, un rischio sanitario o una dipendenza tecnica non si possono ridurre a un voto. L’obiettivo è preservare le informazioni distinte prima del confronto, per poi esplicitare le ragioni che giustificano l’ordine scelto. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa i dati non consentono di affermare
Questi esperimenti riguardano decisioni e stime in contesti delimitati, non la gestione quotidiana di un portafoglio di attività a Berna. Non dimostrano né un risparmio di tempo garantito né la superiorità universale di una graduatoria individuale preparata in anticipo. Nella pratica, tuttavia, contare le persone d’accordo resta insufficiente: questo indicatore non rivela quali informazioni siano state esaminate o scartate.
Una verifica pratica a Berna
Nel programma SHR « Gestion du temps & priorisation », un esercizio applicabile a Berna consiste nel far preparare separatamente una graduatoria e un’informazione che potrebbe modificarla: una scadenza normativa nell’amministrazione federale, un rischio per la salute pubblica, una dipendenza di rete nelle telecomunicazioni o un requisito di tolleranza nell’industria di precisione. Prima della decisione collettiva, questi contributi vengono conservati e ogni informazione distinta riceve una registrazione scritta: considerata, scartata con motivazione oppure da verificare. Su più decisioni di priorità, si misura la percentuale di queste informazioni effettivamente esaminate, insieme alle successive revisioni della graduatoria dovute a informazioni disponibili ma omesse. Questo monitoraggio verifica la qualità della condivisione delle conoscenze, senza presentare la convergenza delle graduatorie come prova di una buona gestione del tempo. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Berna nel cantone di Berna, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Berna
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