Priorisieren: Ist das Verschieben einer Aufgabe eine neutrale Entscheidung?

Bei einer vollen Agenda muss Handeln in der Regel begründet werden; eine Aufgabe liegen zu lassen erfordert manchmal weniger Rechtfertigung. Die präzise Führungsfrage lautet: Bewerten wir die Folgen des Handelns und jene des Aufschiebens nach denselben Kriterien?

Was die Forschung belegt

Mark Spranca, Elisa Minsk und Jonathan Baron (1991, Journal of Experimental Social Psychology) zeigen anhand experimenteller Szenarien, dass schädliche Folgen weniger streng beurteilt werden können, wenn sie durch Unterlassen statt durch Handeln entstehen. Ihre Arbeiten betreffen Urteile und Entscheidungen, nicht die Gestaltung beruflicher Agenden. Dennoch liefern sie einen Grund, den Verzicht auf einen Eingriff nicht von vornherein als neutral einzustufen.

Das Risiko des Handelns ist sichtbarer als jenes des Wartens

Ilana Ritov und Jonathan Baron (1990, Journal of Behavioral Decision Making) untersuchen diese Asymmetrie bei hypothetischen Impfentscheidungen und berücksichtigen dabei auch die Rolle der Ambiguität. Das mit einem Eingriff verbundene Risiko kann die Zurückhaltung gegenüber dem Handeln fördern, selbst wenn auch das Nichthandeln ein Risiko birgt. Vorsichtig auf die Priorisierung übertragen, legt dieser Mechanismus eine Frage nahe: Werden mögliche Schäden eines Eingriffs ausdrücklicher diskutiert als jene eines Aufschubs?

Der vorschnelle Schluss

Daraus könnte man ableiten, häufiger einzugreifen oder vorbeugende Aufgaben zu beschleunigen. Damit würde jedoch ein möglicher Bias durch eine allgemeine Vorliebe für das Handeln ersetzt: Warten kann Ressourcen schonen, unnötige Eingriffe vermeiden oder entscheidende Informationen zugänglich machen. Angemessen ist ein symmetrischer Vergleich der Folgen, nicht ein grundsätzlicher Vorrang der sofortigen Ausführung. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was diese Daten nicht klären können

Diese Studien messen weder die Häufigkeit dieses Bias in Schweizer Organisationen noch seine Auswirkungen auf die Erledigungsdauer. In der Praxis kann eine Aufgabe wegen fehlenden Personals, ausstehender Bewilligungen oder fehlenden Materials liegen bleiben, ohne dass ein Unterlassungsbias vorliegt. Ein Aufschubregister ermöglicht deshalb eine Prüfung der Entscheidungsqualität, reicht aber nicht aus, um die psychologischen Ursachen der Entscheidungen festzustellen.

Eine überprüfbare Praxis in Sion

Im SHR-Programm zu Zeitmanagement und Priorisierung bietet sich in Sion eine Übung zu aufgeschobenen, nicht kritischen Aufgaben an: Dokumentationspflege in der Wasserkraft, administrative Organisation im Gesundheitswesen, nicht dringlicher Unterhalt im Weinbau oder die Vorbereitung von Ausrüstung im alpinen Tourismus. Während zweier Wochen wird jeder bei einer Arbeitsbesprechung beschlossene Aufschub dokumentiert, mit den erwarteten Folgen des Handelns, jenen des Aufschubs, der entscheidungsverantwortlichen Person und dem Termin für die erneute Prüfung, ohne Sicherheitsvorgaben zu verändern. Gemessen wird der Anteil aller erfassten Aufschübe, bei denen diese vier Angaben vollständig vorliegen. Diese Kennzahl prüft die Nachvollziehbarkeit der Entscheidung, nicht einen Produktivitätsgewinn oder die Angemessenheit jedes einzelnen Aufschubs. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Sitten im Kanton Wallis, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Sitten

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