Priorisieren: Verdient eine vertraute Anfrage mehr Zeit?

In einem Team gehen bestimmte Anfragen immer wieder über vertraute Kontaktpersonen und Kanäle ein. Die Führungsfrage lautet: Ist diese Vertrautheit ein ausreichender Grund, ihnen im Zeitplan Vorrang einzuräumen?

Was die Forschung belegt

Robert B. Zajonc (1968, Journal of Personality and Social Psychology) zeigte, dass die wiederholte Darbietung eines Reizes ausreichen kann, um dessen Bewertung positiver ausfallen zu lassen, ohne zusätzliche positive Informationen. Dieser Mere-Exposure-Effekt betrifft das Gefallen, nicht den objektiven Wert des Dargebotenen. Er liefert einen Grund, «Das ist mir vertraut» nicht mit «Das verdient mehr Ressourcen» gleichzusetzen.

Vertrautheit wirkt nicht immer gleich

Robert F. Bornstein (1989, Psychological Bulletin) fasste die experimentelle Forschung zum Zusammenhang zwischen wiederholter Darbietung und Gefallen zusammen. Seine Metaanalyse zeigt, dass der Effekt unter anderem von den Eigenschaften der Reize und den Bedingungen ihrer Darbietung abhängt. Wiederholung kann eine Bewertung somit beeinflussen, bedeutet aber nicht, dass jede wiederholte Anfrage zwangsläufig höhere Priorität erhält.

Der voreilige Schluss

Daraus könnte man ableiten, wiederkehrende Anfragen oder Anliegen vertrauter Kontaktpersonen grundsätzlich zurückzustellen. Damit würde jedoch eine gedankliche Abkürzung durch eine andere ersetzt: Eine etablierte Beziehung kann verlässliche Informationen über Verpflichtungen, Risiken und den erforderlichen Aufwand liefern. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen blosser Vertrautheit und überprüfbaren Sachverhalten, die durch gemeinsame Erfahrung tatsächlich bekannt sind. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was die Daten nicht entscheiden können

Diese Arbeiten messen weder unmittelbar die Bearbeitungsreihenfolge betrieblicher Vorgänge noch die dafür eingesetzte Zeit. Ihre Übertragung auf die Priorisierung bleibt eine zu prüfende Hypothese und ist kein Nachweis von Bevorzugung. Umgekehrt verbessert das Entfernen des Namens der anfragenden Person eine Entscheidung nicht automatisch: Dadurch können relevante vertragliche Verantwortlichkeiten oder betriebliche Abhängigkeiten unsichtbar werden.

Eine überprüfbare Praxis in Lugano

Im Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» von SHR — Swiss Human Resources lässt sich Teams aus Banken, Modeunternehmen, dem Handel und italienischsprachigen Familien-KMU in Lugano folgende Übung vorschlagen: Eine Auswahl von Anfragen wird anhand italienischsprachiger Kurzbeschreibungen mit erwartetem Ergebnis, begründetem Termin, Risiko und geschätztem Aufwand beurteilt. Zwei Personen erstellen unabhängig voneinander eine Rangfolge, eine mit Kenntnis der Identität der Anfragenden und eine ohne; relevante Verpflichtungen bleiben in beiden Fassungen erhalten. Gemessen wird der Anteil der Anfragen mit unterschiedlichem Rang; anschliessend wird für jede Abweichung geprüft, ob nützliche Informationen fehlen oder die Begründung lediglich auf der vertrauten Beziehung beruht. Die Übung weist keinen kausalen Vertrautheitseffekt nach, macht aber die angeführten Gründe für die Zeitvergabe überprüfbar. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Lugano im Kanton Tessin, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Lugano

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