Gestione del tempo: semplificare prima di aggiungere una procedura?
Una procedura troppo lenta porta spesso a introdurne una nuova destinata ad accelerarla. La domanda manageriale è più precisa: prima di aggiungere un passaggio di coordinamento, occorre cercare esplicitamente quelli che non sono più necessari?
Che cosa dimostra la letteratura
Gabrielle Adams, Benjamin Converse, Andrew Hales e Leidy Klotz (2021, Nature) mostrano, in una serie di esperimenti, che i partecipanti spesso trascurano le modifiche per sottrazione a favore di quelle per aggiunta. Inviti espliciti a considerare la sottrazione aumentano la probabilità che queste soluzioni vengano scelte. Per la gestione del tempo, ciò suggerisce una domanda spesso assente dai percorsi di miglioramento: quale operazione potrebbe scomparire senza compromettere il risultato?
Perché l’esistente rimane il riferimento
William Samuelson e Richard Zeckhauser (1988, Journal of Risk and Uncertainty) documentano una distorsione a favore dello status quo: presentare un’opzione come la situazione esistente può favorirne il mantenimento. Questo meccanismo è distinto dalla tendenza a trascurare la sottrazione, ma aiuta a comprendere perché un passaggio consolidato possa sfuggire all’esame. Un’approvazione richiesta da tempo rischia così di essere trattata come un vincolo iniziale anziché come un’opzione da rivalutare.
La conclusione affrettata
Sarebbe prematuro dedurne che una procedura più breve sia necessariamente migliore. Un passaggio può tutelare la sicurezza alimentare, garantire la comprensione tra gruppi francofoni e germanofoni o preservare la tracciabilità di una pratica universitaria. L’obiettivo non è quindi eliminare di più, ma confrontare esplicitamente la funzione di un passaggio con il tempo che richiede. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa questi dati non permettono di promettere
Questi studi non misurano direttamente il risparmio di tempo prodotto dalla semplificazione nelle organizzazioni friburghesi. Non stabiliscono né un numero ottimale di approvazioni né una regola universale per eliminare passaggi. Nella pratica occorre inoltre distinguere un risparmio effettivo dal trasferimento delle verifiche a un altro servizio.
Una verifica pratica a Friburgo
Nel programma «Gestione del tempo & priorizzazione» di SHR — Swiss Human Resources, un esercizio applicabile a Friburgo consisterebbe nello scegliere un iter amministrativo ricorrente in un’impresa agroalimentare, un’azienda industriale bilingue o un servizio del polo universitario. Il gruppo confronterebbe l’iter attuale con una versione priva di un solo passaggio ritenuto ridondante, dopo aver verificato gli obblighi legali e i requisiti di sicurezza e tracciabilità. Per ogni pratica comparabile, registrerebbe il tempo di lavorazione attiva complessivo tra i servizi, il tempo trascorso fino alla chiusura e l’eventuale necessità di rielaborazione per errori o informazioni mancanti. L’eliminazione verrebbe confermata solo se il tempo risparmiato non comportasse un peggioramento della qualità né uno spostamento del carico di lavoro. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Friburgo nel cantone di Friburgo, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Friburgo
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