Gestion du temps : simplifier avant d’ajouter une procédure ?
Une procédure trop lente appelle souvent une nouvelle procédure destinée à l’accélérer. La question managériale est plus précise : avant d’ajouter une étape de coordination, faut-il rechercher explicitement les étapes devenues inutiles ?
Ce que la littérature établit
Gabrielle Adams, Benjamin Converse, Andrew Hales et Leidy Klotz (2021, Nature) montrent, dans une série d’expériences, que les participants négligent souvent les transformations par soustraction au profit des transformations par addition. Des invitations explicites à envisager la soustraction rendent ces solutions plus susceptibles d’être retenues. Pour la gestion du temps, cela suggère une question souvent absente des démarches d’amélioration : quelle opération pourrait disparaître sans compromettre le résultat ?
Pourquoi l’existant reste la référence
William Samuelson et Richard Zeckhauser (1988, Journal of Risk and Uncertainty) documentent un biais de statu quo : présenter une option comme la situation existante peut favoriser son maintien. Ce mécanisme est distinct de la tendance à négliger la soustraction, mais il aide à comprendre pourquoi une étape déjà installée peut échapper à l’examen. Une validation historique risque ainsi d’être traitée comme une contrainte de départ plutôt que comme une option à réévaluer.
La conclusion trop rapide
On en déduirait trop vite qu’une procédure plus courte est nécessairement meilleure. Une étape peut protéger la sécurité alimentaire, assurer la compréhension entre équipes francophones et germanophones ou préserver la traçabilité d’un dossier universitaire. L’enjeu n’est donc pas de supprimer davantage, mais de comparer explicitement le service rendu par une étape au temps qu’elle mobilise. (nos formations pour cadres et collaborateurs)
Ce que ces données ne permettent pas de promettre
Ces travaux ne mesurent pas directement les gains de temps d’une simplification dans les organisations fribourgeoises. Ils n’établissent ni un nombre optimal de validations ni une règle universelle de suppression. La pratique doit aussi distinguer une véritable économie de temps d’un transfert de vérification vers un autre service.
Une implication pratique, vérifiable à Fribourg
Dans le programme « Gestion du temps & priorisation » de SHR — Swiss Human Resources, un exercice applicable à Fribourg consisterait à choisir un circuit administratif récurrent dans une entreprise agroalimentaire, une industrie bilingue ou un service du pôle universitaire. L’équipe comparerait le circuit actuel à une version retirant une seule étape jugée redondante, après vérification des obligations légales, de sécurité et de traçabilité. Pour chaque dossier comparable, elle relèverait le temps de traitement actif cumulé entre services, le délai jusqu’à clôture et la présence éventuelle d’une reprise pour erreur ou information manquante. La suppression ne serait retenue que si le temps économisé ne s’accompagne pas d’une dégradation de qualité ni d’un déplacement de charge. Pour aller plus loin : découvrez la formation Gestion du temps & priorisation à Fribourg dans le canton de Fribourg, ou parcourez nos formations pour cadres et collaborateurs en Suisse.
En images : Gestion du temps & priorisation à Fribourg
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