Zeitmanagement: vereinfachen, bevor ein weiterer Prozess hinzukommt?

Auf einen zu langsamen Prozess folgt häufig ein neuer Prozess, der ihn beschleunigen soll. Die präzisere Führungsfrage lautet: Sollte man vor einem zusätzlichen Koordinationsschritt ausdrücklich nach Schritten suchen, die nicht mehr nötig sind?

Was die Forschung belegt

Gabrielle Adams, Benjamin Converse, Andrew Hales und Leidy Klotz (2021, Nature) zeigen in einer Reihe von Experimenten, dass Teilnehmende Veränderungen durch Weglassen häufig zugunsten von Ergänzungen übersehen. Ausdrückliche Hinweise, auch das Weglassen in Betracht zu ziehen, erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass solche Lösungen gewählt werden. Für das Zeitmanagement ergibt sich daraus eine in Verbesserungsprozessen oft fehlende Frage: Welcher Arbeitsschritt könnte entfallen, ohne das Ergebnis zu beeinträchtigen?

Warum das Bestehende der Bezugspunkt bleibt

William Samuelson und Richard Zeckhauser (1988, Journal of Risk and Uncertainty) dokumentieren eine Status-quo-Verzerrung: Wird eine Option als bestehende Situation dargestellt, kann dies ihre Beibehaltung begünstigen. Dieser Mechanismus unterscheidet sich vom Übersehen subtraktiver Lösungen, hilft aber zu verstehen, warum ein etablierter Schritt möglicherweise nicht hinterfragt wird. Eine seit Langem bestehende Freigabe kann so als feste Rahmenbedingung gelten statt als überprüfbare Option.

Der voreilige Schluss

Daraus vorschnell abzuleiten, ein kürzerer Prozess sei zwangsläufig besser, wäre nicht gerechtfertigt. Ein Schritt kann die Lebensmittelsicherheit schützen, die Verständigung zwischen französisch- und deutschsprachigen Teams sichern oder die Nachvollziehbarkeit eines universitären Dossiers gewährleisten. Es geht deshalb nicht darum, möglichst viel zu streichen, sondern den Nutzen eines Schritts ausdrücklich mit seinem Zeitbedarf zu vergleichen. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was diese Daten nicht versprechen können

Diese Studien messen nicht direkt, wie viel Zeit Organisationen in Freiburg durch Vereinfachungen gewinnen. Sie bestimmen weder eine optimale Anzahl von Freigaben noch eine allgemeingültige Regel für das Streichen von Schritten. In der Praxis muss zudem eine echte Zeitersparnis von der Verlagerung von Prüfarbeit in eine andere Abteilung unterschieden werden.

Eine überprüfbare Praxis in Freiburg

Im Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» von SHR — Swiss Human Resources könnte eine in Freiburg anwendbare Übung darin bestehen, einen wiederkehrenden administrativen Ablauf in einem Lebensmittelunternehmen, einem zweisprachigen Industriebetrieb oder einer universitären Dienststelle auszuwählen. Das Team würde den bisherigen Ablauf mit einer Variante vergleichen, in der nach Prüfung der gesetzlichen Anforderungen sowie der Sicherheits- und Rückverfolgbarkeitsanforderungen ein einziger, als redundant beurteilter Schritt entfällt. Für jedes vergleichbare Dossier würde es die aktive Bearbeitungszeit über alle beteiligten Stellen hinweg, die Durchlaufzeit bis zum Abschluss und allfällige Nacharbeit wegen Fehlern oder fehlender Informationen erfassen. Die Streichung würde nur beibehalten, wenn die Zeitersparnis weder mit Qualitätseinbussen noch mit einer Verlagerung der Arbeitslast einhergeht. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Freiburg im Kanton Freiburg, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Freiburg

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