Gestione del tempo: semplificare prima di aggiungere un metodo?
Le iniziative di gestione del tempo arricchiscono volentieri le pratiche esistenti con ulteriori strumenti di monitoraggio, nuove routine e verifiche più frequenti. La domanda manageriale è più precisa: prima di aggiungere un dispositivo, valutiamo davvero la possibilità di eliminare un passaggio senza compromettere il risultato?
Che cosa stabilisce la letteratura
Gabrielle S. Adams, Benjamin A. Converse, Andrew H. Hales e Leidy E. Klotz (2021, Nature) mostrano, in una serie di esperimenti, che i partecipanti trascurano spesso le modifiche per sottrazione a favore di quelle per aggiunta. I risultati indicano in particolare che un invito esplicito a considerare la sottrazione rende più probabile l’individuazione di queste soluzioni. Per la gestione del tempo, il contributo è metodologico: cercare come migliorare un processo non significa necessariamente cercare che cosa si possa eliminare.
Perché l’esistente conserva un vantaggio
William Samuelson e Richard Zeckhauser (1988, Journal of Risk and Uncertainty) evidenziano una preferenza per lo statu quo: presentare un’opzione come la situazione esistente può favorirne il mantenimento. Questo meccanismo è distinto dalla tendenza a cercare soluzioni additive, ma offre un’altra ragione per esaminare le routine ereditate. Un passaggio di approvazione può quindi sembrare scontato perché esiste già; questa applicazione al lavoro amministrativo resta un’ipotesi da verificare, non un risultato direttamente stabilito dallo studio.
La conclusione troppo rapida
Si potrebbe dedurre che una buona organizzazione sia quella che elimina più passaggi. Questi lavori non giustificano tale regola: un’operazione apparentemente ridondante può prevenire un errore, garantire la tracciabilità o consentire una verifica indipendente. L’obiettivo non è svolgere meno lavoro utile, ma confrontare esplicitamente diversi modi di ottenere lo stesso risultato, compreso uno che richieda meno operazioni. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa i dati non permettono di promettere
Questi articoli non valutano un intervento di semplificazione nelle imprese friburghesi e non consentono di annunciare un risparmio di tempo locale. Gli esperimenti sulla sottrazione chiariscono la ricerca di soluzioni, senza dimostrare che eliminare un passaggio migliori durevolmente un processo lavorativo. Nella pratica, un vantaggio apparente può anche trasferire il lavoro al servizio successivo: misurare soltanto il tempo del gruppo che semplifica sarebbe insufficiente.
Una verifica pratica a Friburgo
Nel programma SHR «Gestione del tempo & priorizzazione», un possibile esercizio a Friburgo consiste nel confrontare la procedura attuale con una versione semplificata di un flusso amministrativo ricorrente, per esempio una richiesta interna nell’agroalimentare, un dossier francese-tedesco nell’industria bilingue o una formalità di progetto nel polo universitario. Il gruppo individua un doppio inserimento di dati o un passaggio di approvazione, verifica con i responsabili interessati che non risponda a un obbligo normativo, di sicurezza o di qualità, quindi ne sperimenta l’eliminazione in modo reversibile su casi comparabili. La misura proposta è il totale dei minuti di lavorazione per pratica, considerando tutti i servizi coinvolti e registrando separatamente il tempo trascorso, le restituzioni per correzione e le informazioni mancanti. La semplificazione viene mantenuta soltanto se il tempo di lavorazione diminuisce senza un peggioramento osservato di questi criteri; una sperimentazione limitata non dimostra tuttavia l’assenza di rischi rari. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Friburgo nel cantone di Friburgo, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Friburgo
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