Zeitmanagement: erst vereinfachen, dann eine neue Methode einführen?

Zeitmanagement-Initiativen ergänzen bestehende Praktiken gerne um zusätzliche Übersichten, neue Routinen und häufigere Kontrollen. Die präzisere Führungsfrage lautet: Prüfen wir vor der Einführung eines weiteren Instruments tatsächlich, ob ein Schritt entfallen kann, ohne das Ergebnis zu beeinträchtigen?

Was die Forschung belegt

Gabrielle S. Adams, Benjamin A. Converse, Andrew H. Hales und Leidy E. Klotz (2021, Nature) zeigen in einer Reihe von Experimenten, dass Teilnehmende Veränderungen durch Weglassen häufig übersehen und stattdessen Veränderungen durch Hinzufügen vornehmen. Ihre Ergebnisse deuten insbesondere darauf hin, dass ein ausdrücklicher Hinweis auf die Möglichkeit des Weglassens das Entdecken solcher Lösungen begünstigt. Für das Zeitmanagement ergibt sich daraus eine methodische Frage: Wer nach Verbesserungen eines Prozesses sucht, sucht nicht zwangsläufig auch danach, was sich daraus entfernen lässt.

Warum das Bestehende im Vorteil bleibt

William Samuelson und Richard Zeckhauser (1988, Journal of Risk and Uncertainty) weisen eine Bevorzugung des Status quo nach: Wird eine Option als bestehender Zustand dargestellt, kann dies ihre Beibehaltung begünstigen. Dieser Mechanismus unterscheidet sich von der Tendenz, nach additiven Lösungen zu suchen, liefert aber einen weiteren Grund, übernommene Routinen zu prüfen. Ein Freigabeschritt kann deshalb selbstverständlich erscheinen, weil es ihn bereits gibt; diese Übertragung auf administrative Arbeit bleibt eine zu prüfende Hypothese und ist kein unmittelbar belegtes Ergebnis der Studie.

Der vorschnelle Schluss

Daraus liesse sich ableiten, dass eine gute Organisation möglichst viele Schritte streicht. Die Studien rechtfertigen diese Regel nicht: Ein scheinbar redundanter Arbeitsschritt kann einen Fehler verhindern, die Nachvollziehbarkeit sichern oder eine unabhängige Prüfung ermöglichen. Es geht nicht darum, weniger nützliche Arbeit zu leisten, sondern verschiedene Wege zum gleichen Ergebnis ausdrücklich zu vergleichen, darunter einen mit weniger Arbeitsschritten. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was die Daten nicht versprechen können

Diese Artikel untersuchen keine Vereinfachungsmassnahme in Freiburger Unternehmen und erlauben keine Aussage über lokale Zeitgewinne. Die Experimente zum Weglassen beleuchten die Suche nach Lösungen, belegen aber nicht, dass das Entfernen eines Schritts einen betrieblichen Prozess dauerhaft verbessert. In der Praxis kann ein scheinbarer Gewinn zudem Arbeit an die nächste Abteilung verlagern: Nur den Zeitaufwand des vereinfachenden Teams zu messen, wäre unzureichend.

Eine überprüfbare Praxis in Freiburg

Im SHR-Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» besteht eine mögliche Übung in Freiburg darin, den bisherigen Ablauf mit einer vereinfachten Variante eines wiederkehrenden administrativen Prozesses zu vergleichen, etwa einer internen Anfrage in der Lebensmittelwirtschaft, eines deutsch-französischen Dossiers in der zweisprachigen Industrie oder einer Projektformalität am Hochschulstandort. Das Team wählt eine doppelte Datenerfassung oder einen Freigabeschritt aus, klärt mit den zuständigen Verantwortlichen, dass damit keine regulatorische, sicherheitsbezogene oder qualitätsbezogene Pflicht erfüllt wird, und testet das Weglassen reversibel an vergleichbaren Fällen. Gemessen werden die gesamten Bearbeitungsminuten je Fall über alle beteiligten Abteilungen hinweg; Durchlaufzeit, Rückgaben zur Korrektur und fehlende Informationen werden separat erfasst. Die Vereinfachung wird nur beibehalten, wenn die Bearbeitungszeit sinkt, ohne dass bei diesen Kriterien eine Verschlechterung beobachtet wird; ein begrenzter Versuch beweist allerdings nicht, dass seltene Risiken ausgeschlossen sind. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Freiburg im Kanton Freiburg, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Freiburg

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