Gestion du temps : simplifier avant d’ajouter une méthode ?
Les démarches de gestion du temps enrichissent volontiers les pratiques existantes : tableaux supplémentaires, nouvelles routines, suivis plus fréquents. La question managériale est plus précise : avant d’ajouter un dispositif, examine-t-on réellement la possibilité de retirer une étape sans dégrader le résultat ?
Ce que la littérature établit
Gabrielle S. Adams, Benjamin A. Converse, Andrew H. Hales et Leidy E. Klotz (2021, Nature) montrent, dans une série d’expériences, que les participants négligent souvent les transformations par soustraction au profit de modifications par ajout. Leurs résultats indiquent notamment qu’une invitation explicite à envisager la soustraction rend ces solutions plus susceptibles d’être découvertes. Pour la gestion du temps, l’apport est une question de méthode : chercher comment améliorer un processus ne revient pas nécessairement à chercher ce que l’on peut en retirer.
Pourquoi l’existant conserve un avantage
William Samuelson et Richard Zeckhauser (1988, Journal of Risk and Uncertainty) mettent en évidence un biais en faveur du statu quo : présenter une option comme la situation existante peut favoriser son maintien. Ce mécanisme est distinct de la tendance à chercher des solutions additives, mais il fournit une autre raison d’examiner les routines héritées. Une étape de validation peut ainsi sembler aller de soi parce qu’elle existe déjà ; cette application au travail administratif reste une hypothèse à vérifier, non un résultat directement établi par l’étude.
La conclusion trop rapide
On pourrait en déduire qu’une bonne organisation est celle qui supprime le plus d’étapes. Ces travaux ne justifient pas cette règle : une opération apparemment redondante peut prévenir une erreur, conserver une trace ou permettre un examen indépendant. L’enjeu n’est pas de faire moins de travail utile, mais de comparer explicitement plusieurs façons d’obtenir le même résultat, dont une comportant moins d’opérations. (nos formations pour cadres et collaborateurs)
Ce que les données ne permettent pas de promettre
Ces articles n’évaluent pas une intervention de simplification dans des entreprises fribourgeoises et ne permettent pas d’annoncer un gain de temps local. Les expériences sur la soustraction éclairent la recherche de solutions, sans établir qu’une étape retirée améliore durablement un processus professionnel. En pratique, un gain apparent peut aussi déplacer le travail vers le service suivant : mesurer uniquement le temps de l’équipe qui simplifie serait insuffisant.
Une implication pratique, vérifiable à Fribourg
Dans le programme « Gestion du temps & priorisation » de SHR, un exercice possible à Fribourg consiste à comparer la procédure actuelle à une version allégée d’un flux administratif récurrent, par exemple une demande interne dans l’agroalimentaire, un dossier français-allemand dans l’industrie bilingue ou une formalité de projet au sein du pôle universitaire. L’équipe identifie une double saisie ou une validation candidate, vérifie avec les responsables concernés qu’elle ne répond pas à une obligation réglementaire, de sécurité ou de qualité, puis teste son retrait de manière réversible sur des dossiers comparables. La mesure proposée est le total des minutes de traitement par dossier, tous services concernés compris, en consignant séparément le délai écoulé, les retours pour correction et les informations manquantes. La simplification n’est retenue que si le temps de traitement diminue sans dégradation observée de ces critères ; un essai limité ne prouve toutefois pas l’absence de risques rares. Pour aller plus loin : découvrez la formation Gestion du temps & priorisation à Fribourg dans le canton de Fribourg, ou parcourez nos formations pour cadres et collaborateurs en Suisse.
En images : Gestion du temps & priorisation à Fribourg
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