Zeitmanagement: Spart zusätzliches Personal tatsächlich Zeit?
Kommt eine prioritäre Aufgabe zu langsam voran, scheint der Einsatz zusätzlicher Personen ihre Bearbeitungsdauer verkürzen zu können. Die präzisere Führungsfrage lautet: Unter welchen Bedingungen erhöht diese Verstärkung tatsächlich den Beitrag zur gemeinsamen Arbeit?
Was die Forschung belegt
Bibb Latané, Kipling Williams und Stephen Harkins (1979, Journal of Personality and Social Psychology) zeigten in Experimenten zur Lauterzeugung, dass die individuelle Anstrengung abnehmen konnte, wenn die Teilnehmenden glaubten, zu einer gemeinsamen Leistung beizutragen. Ihre Versuchsanordnung erlaubte es, einen Motivationsrückgang von blossen Koordinationsschwierigkeiten zu unterscheiden. Dieses Ergebnis misst nicht den Zeitbedarf einer beruflichen Aufgabe, widerspricht aber der Annahme, dass sich mit zusätzlichen Personen zwangsläufig auch deren Anstrengungen addieren.
Der Mechanismus: Der eigene Beitrag erscheint weniger entscheidend
Steven Karau und Kipling Williams (1993, Journal of Personality and Social Psychology) bestätigten in einer Metaanalyse diese Abnahme individueller Anstrengung bei kollektiver Arbeit, die häufig als «soziales Faulenzen» bezeichnet wird. Ihre Übersicht zeigt zugleich, dass sie von den Arbeitsbedingungen abhängt, insbesondere von der Bewertbarkeit individueller Beiträge und der Bedeutsamkeit der Aufgabe. Ihr Modell geht davon aus, dass die Anstrengung vom wahrgenommenen Zusammenhang zwischen dem eigenen Beitrag, dem gemeinsamen Ergebnis und dessen Wert abhängt.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, dass Menschen allein arbeiten oder sämtliche Beiträge getrennt gemessen werden sollten. Die Studien rechtfertigen keine dieser allgemeinen Empfehlungen: Manche Aufgaben erfordern sich ergänzende Fachkenntnisse und eine tatsächlich gemeinsame Verantwortung. Entscheidend ist vielmehr, den Beitrag jeder zusätzlichen Person verständlich zu machen, ohne Zusammenarbeit in einen Wettbewerb um Kennzahlen zu verwandeln. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was die Daten nicht versprechen können
Experimente zur Lauterzeugung liegen weit entfernt von der Erstellung eines Zulassungsdossiers oder der Auswertung wissenschaftlicher Ergebnisse. Die Metaanalyse untersucht Anstrengung bei kollektiver Arbeit und liefert keine Formel, mit der zusätzliches Personal in eingesparte Tage umgerechnet werden könnte. In der Praxis können Verzögerungen auch durch nicht verfügbare Geräte, ausstehende Freigaben oder seltene Fachkompetenzen entstehen: Mehr Personal beseitigt diese Einschränkungen nicht zwangsläufig.
Eine überprüfbare Praxis in Basel
Im SHR-Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» besteht eine in Basel anwendbare Übung darin, jede geplante personelle Verstärkung für ein prioritäres Arbeitsergebnis zu prüfen, ob in der Pharmaindustrie, den Life Sciences, der Rheinlogistik oder der internationalen Forschung und Entwicklung. Vor der Zuteilung werden der erwartete Beitrag jeder Person, die dadurch zu beseitigende Einschränkung und das Abnahmekriterium für das Arbeitsergebnis festgelegt. Nach Abschluss werden die Durchlaufzeit und die tatsächlich eingesetzten Personenstunden erfasst und mit Aufgaben vergleichbarer Komplexität und Anforderungen verglichen. Diese Prüfung unterscheidet eine mit mehr Arbeitsstunden erkaufte Verkürzung der Durchlaufzeit von einem tatsächlichen Effizienzgewinn, ohne den Unterschied automatisch allein der personellen Verstärkung zuzuschreiben. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Basel im Kanton Basel-Stadt, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Basel
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