Gestione di progetto: le tappe intermedie fanno iniziare prima il lavoro?
Un calendario può essere pieno di tappe mentre il lavoro rimane concentrato a ridosso della consegna. La domanda manageriale è precisa: occorre imporre scadenze intermedie, lasciare che il gruppo le scelga oppure mantenere soltanto una data finale?
Che cosa stabilisce la letteratura
Dan Ariely e Klaus Wertenbroch (2002, Psychological Science) mostrano, in contesti sperimentali e didattici, che le persone possono utilizzare scadenze vincolanti definite da loro stesse per limitare la procrastinazione. Non scelgono però necessariamente le scadenze più efficaci: in un esperimento, date intermedie imposte e distribuite a intervalli regolari producono prestazioni migliori rispetto a date scelte liberamente. Questi risultati sostengono la possibile utilità di un impegno assunto in anticipo, non di qualsiasi suddivisione del calendario.
Il tempo trascorso può cambiare il modo di lavorare
Connie Gersick (1988, Academy of Management Journal) osserva gruppi temporanei il cui funzionamento non evolve in modo lineare: una transizione intorno alla metà del tempo disponibile si accompagna a una revisione del loro approccio. Il tempo rimanente sembra quindi poter diventare un riferimento per mettere in discussione un modo di lavorare mantenuto fino a quel momento. Questa osservazione riguarda una dinamica collettiva; non dimostra che aggiungere una tappa provochi tale transizione.
La conclusione troppo rapida
La conclusione allettante sarebbe moltiplicare le scadenze per ottenere maggiori progressi. Tuttavia, una tappa inserita in uno strumento non equivale a una scadenza vincolante, associata a un risultato atteso e a conseguenze note. Per chi dirige un progetto, conta dunque meno il numero delle date rispetto a ciò che esse obbligano effettivamente a rendere esaminabile. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa questi studi non permettono di decidere
I compiti studiati da Ariely e Wertenbroch non riproducono le dipendenze tecniche, le approvazioni regolamentari o i cambiamenti di perimetro di un progetto complesso. Lo studio di Gersick è un'indagine sul campo su un piccolo insieme di gruppi, non un esperimento che confronta diverse politiche di definizione delle tappe. Questi lavori non stabiliscono quindi né una cadenza universale né un costo accettabile per le consegne intermedie.
Una verifica pratica a Losanna
Nell'ambito del programma «Gestion de projet» di SHR, un possibile esercizio a Losanna consisterebbe nello scegliere un risultato suddivisibile: un dossier tecnico medtech, un protocollo di ricerca presso una scuola universitaria, un dossier operativo di un'organizzazione sportiva internazionale o una funzionalità di una scale-up dell'arco lemanico. Per una prossima fase, concordare scadenze intermedie, ciascuna con un elemento esaminabile e un criterio di accettazione definito in anticipo, quindi misurare la proporzione di questi elementi disponibili e conformi alla data prevista, insieme al tempo dedicato alla loro preparazione e verifica. Confrontare queste misure con una fase precedente comparabile, priva di scadenze intermedie esplicite, permetterebbe di documentare l'utilità locale del dispositivo, senza attribuire automaticamente ogni differenza alle tappe. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione di progetto a Losanna nel canton Vaud, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
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