Priorisieren: Wird das erste Zeitbudget zum Massstab?
Wenn eine Abteilung Zeit für eine Aufgabe beantragt, dreht sich die Diskussion häufig um die Anpassung des beantragten Umfangs statt um dessen Begründung. Die konkrete Führungsfrage lautet: Sollte man eine unabhängige Zuteilung formulieren, bevor man das erste vorgeschlagene Zeitbudget kennt?
Was die Forschung belegt
Amos Tversky und Daniel Kahneman (1974, Science) beschreiben den Ankereffekt: Ein Ausgangswert kann ein numerisches Urteil beeinflussen, selbst wenn er keine relevante Information liefert. Die Anpassungen gegenüber diesem Bezugspunkt können unzureichend bleiben. Für die Priorisierung ergibt sich daraus ein prüfenswertes Risiko: Eine ausführliche Diskussion über ein Stundenbudget garantiert nicht, dass dessen Begründung neu beurteilt wurde.
Wenn der erste Vorschlag die Verhandlung prägt
Adam Galinsky und Thomas Mussweiler (2001, Journal of Personality and Social Psychology) zeigen in Verhandlungsexperimenten, dass erste Angebote die endgültigen Vereinbarungen beeinflussen können. Sie zeigen auch, dass die Konzentration auf Informationen, die dem Angebot widersprechen, insbesondere auf das eigene Ziel, den Vorteil der zuerst anbietenden Partei aufheben kann. Dieser Mechanismus ist für Ressourcenentscheide relevant: Die erste Zahl kann zum Bezugspunkt der Verteilung werden, ohne deshalb den tatsächlichen Bedarf abzubilden.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, jede bezifferte Anfrage zu ignorieren oder grundsätzlich ein tieferes Budget anzusetzen. Das würde die Vermeidung einer Urteilsverzerrung mit einer Verhandlungstaktik verwechseln. Eine erste Anfrage kann unverzichtbares Fachwissen enthalten; entscheidend ist, ihre überprüfbaren Annahmen vom Einfluss der Zahl selbst zu unterscheiden. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was diese Studien nicht nachweisen
Diese Studien untersuchen nicht unmittelbar die Zuteilung von Arbeitsstunden auf verschiedene Aufgaben in einer Organisation in Sion. Sie belegen weder, dass eine unabhängige Schätzung zu einer besseren Zuteilung führt, noch, dass eine Vereinbarung nahe am ursprünglichen Antrag zwingend auf eine Verzerrung hinweist. Ein Zeitbudget ist zudem ein Zuteilungsentscheid und keine Prognose des Fertigstellungstermins: Seine Angemessenheit hängt auch von der erwarteten Leistung, den Verpflichtungen und den verfügbaren Ressourcen ab.
Eine überprüfbare Praxis in Sion
Im SHR-Programm « Zeitmanagement & Priorisierung » lässt sich in Sion eine Übung an einer nicht kritischen Aufgabe durchführen, etwa in der Wasserkraftdokumentation, der administrativen Koordination im Gesundheitswesen, der Verkaufsvorbereitung im Weinbau oder der Kommunikation im alpinen Tourismus. Bevor die Führungskraft den Stundenantrag liest, hält sie anhand derselben betrieblichen Informationen eine unabhängige Zuteilung samt Annahmen fest und bewahrt anschliessend den eingegangenen Antrag, die endgültige Zuteilung und die Begründung der Abweichungen auf. Als Messgrösse dient der Anteil der nach Einsicht in den Antrag geänderten Zuteilungen, deren Begründung neue, überprüfbare Informationen statt lediglich den beantragten Umfang nennt. Diese Dokumentation diagnostiziert keine Verzerrung, erlaubt aber zu prüfen, ob Änderungen auf expliziten Grundlagen beruhen, ohne Sicherheits- oder Versorgungsanforderungen zur Disposition zu stellen. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Sitten im Kanton Wallis, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Sitten
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