Teamleistung: Wann sollte eine Routine überarbeitet werden?

Ein Team entscheidet nicht jeden Tag neu, wie es Aufgaben verteilt oder eine ungewöhnliche Anfrage bearbeitet. Die Führungsfrage ist präzise: Woran lässt sich erkennen, dass eine nützliche Routine weiterhin angewendet wird, obwohl sich ihre Gültigkeitsbedingungen verändert haben?

Was die Forschung festhält

Connie Gersick und J. Richard Hackman (1990, Organizational Behavior and Human Decision Processes) analysieren gewohnheitsmässige Gruppenroutinen als Verhaltensmuster, die ohne ausdrückliche erneute Prüfung möglicher Alternativen ausgelöst werden können. Diese Routinen sparen Koordinationsaufwand, können aber auch fortbestehen, wenn die Situation eine andere Reaktion verlangt. Ihr Artikel bietet einen theoretischen Rahmen: Er misst keinen allgemeingültigen Leistungsgewinn durch die Abschaffung von Routinen.

Eine Routine ist mehr als eine Regel

Martha Feldman und Brian Pentland (2003, Administrative Science Quarterly) unterscheiden die allgemeine Vorstellung einer Routine von ihrer konkreten Ausführung durch bestimmte Personen in bestimmten Situationen. Diese Unterscheidung erklärt, wie eine Routine Stabilität erzeugen und zugleich Anpassungen ermöglichen kann. Für Führungskräfte reicht es deshalb nicht, die schriftliche Verfahrensanweisung zu prüfen: Sie müssen auch betrachten, was die Mitarbeitenden tatsächlich tun.

Der vorschnelle Schluss

Daraus könnte man schliessen, dass ein leistungsfähiges Team seine Gewohnheiten ständig hinterfragen muss. Diese Arbeiten rechtfertigen eine solche Vorschrift nicht: Jeden Arbeitsablauf neu auszuhandeln, kann die Koordination ebenfalls beeinträchtigen. Entscheidend ist vielmehr, ausdrücklich festzuhalten, in welchen Situationen eine Routine weiterhin geeignet ist und wann eine andere Entscheidung erforderlich wird. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was die Erkenntnisse nicht festlegen können

Diese beiden Beiträge sind vorwiegend theoretisch und liefern weder eine optimale Überprüfungshäufigkeit noch einen allgemeingültigen Schwellenwert für das Veralten einer Routine. In der Praxis kann eine Abweichung vom Verfahren auf eine nützliche Anpassung, eine praktische Einschränkung oder einen Regelverstoss hinweisen: Allein ihr Auftreten erlaubt keine eindeutige Einordnung. Bei regulierten oder sicherheitskritischen Tätigkeiten ersetzt die Überprüfung einer Routine niemals die für eine Änderung erforderlichen Genehmigungen.

Eine überprüfbare Praxis in Sion

Im Rahmen des SHR-Programms « Performance d’équipe » könnte ein Team in Sion eine einzige Übergaberoutine auswählen: zwischen Betrieb und Instandhaltung in der Wasserkraft, zwischen Gesundheitsdiensten, zwischen Weinkellerei und Weinlogistik oder zwischen Reservation und Gästeempfang im alpinen Tourismus. Während vier Wochen würde es jede Übergabe, notwendige Nacharbeiten und deren Ursachen dokumentieren und dabei fehlende Informationen von einem nicht mehr geeigneten Verfahren unterscheiden. Die Kennzahl wäre der Anteil der Übergaben mit notwendiger Nacharbeit, berechnet anhand einer ausdrücklich festgelegten Grundgesamtheit und überprüfbarer Aufzeichnungen. Nach einer genehmigten Änderung würde dieselbe Messung über einen vergleichbaren Zeitraum wiederholt: ein lokales Ergebnis zur Prüfung, kein Kausalnachweis und kein Leistungsversprechen. Weiterführend: entdecken Sie die Team-Performance-Weiterbildung in Sitten im Kanton Wallis, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Team-Performance in Sitten

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