IA on the job: quale traccia conservare di una decisione assistita?

Una proposta commerciale o una nota interna può ormai essere preparata con l’IA e approvata senza conservare le ragioni della scelta. Per il management, la domanda precisa è questa: quale documentazione minima richiedere affinché una decisione assistita rimanga comprensibile quando un’altra persona riprende il dossier?

Che cosa stabilisce la letteratura

James P. Walsh e Gerardo Rivera Ungson (1991, Academy of Management Review) propongono un quadro teorico della memoria organizzativa: le informazioni provenienti dal passato vengono conservate in diverse sedi, tra cui le persone, le routine e le strutture. La loro analisi distingue l’acquisizione, la conservazione e il recupero delle informazioni, senza ridurre la memoria a un archivio. Applicato all’IA, questo quadro invita a distinguere la conservazione di una risposta dalla possibilità di ritrovare le ragioni di una decisione.

Dover spiegare non migliora sempre il ragionamento

Jennifer S. Lerner e Philip E. Tetlock (1999, Psychological Bulletin) mostrano in una rassegna della letteratura che gli effetti dell’obbligo di rendere conto dipendono, tra l’altro, dal momento in cui interviene e dall’interlocutore previsto. A seconda delle condizioni, può favorire un esame più attento oppure incoraggiare la giustificazione di una posizione già adottata. Chiedere i criteri decisionali prima dell’approvazione non equivale quindi a richiedere una spiegazione quando il risultato è ormai noto.

La conclusione troppo rapida

Se ne potrebbe dedurre che occorra archiviare tutti gli scambi con l’IA. Questi lavori non dimostrano né la necessità né l’efficacia di una simile procedura. Una breve traccia che colleghi la scelta, gli elementi verificati e la persona che approva costituisce piuttosto un’ipotesi di lavoro da mettere alla prova, non una ricetta dimostrata. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)

Che cosa i dati non permettono di garantire

Entrambe le pubblicazioni precedono l’IA generativa e non misurano l’effetto di una scheda decisionale in un’azienda che la utilizza. Una spiegazione redatta a posteriori può essere coerente senza restituire il ragionamento effettivamente seguito. Inoltre, conservare più testo può aumentare i dati sensibili archiviati senza facilitare la ripresa del dossier.

Una verifica pratica a Lugano

Nell’ambito di «IA on the job», un team a Lugano potrebbe sperimentare per due settimane una scheda in italiano per un tipo di decisione non sensibile: scelta adottata, criteri, elementi verificati e persona che ha approvato. Il caso andrebbe selezionato in funzione dell’attività — banca, moda, commercio o PMI familiare italofona — rispettando le regole interne di riservatezza. Al passaggio del dossier, un collega non coinvolto dovrebbe poter ritrovare tutti e quattro gli elementi senza contattare l’autore; la quota di schede che consentono questa ricostruzione, sul totale delle schede testate, fornirebbe una misura verificabile della loro utilità documentale, non della correttezza delle decisioni. Per approfondire: scoprite la formazione IA nel lavoro quotidiano a Lugano, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.

In Bildern: IA nel lavoro quotidiano in Lugano

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