Comunicare una scadenza al proprio responsabile: quale spazio per l’incertezza?
Un responsabile chiede una data; il collaboratore dispone spesso di uno scenario piuttosto che di una certezza. La domanda utile è come comunicare un termine utilizzabile senza presentare come acquisito ciò che dipende ancora da ipotesi.
Che cosa stabilisce la letteratura
Roger Buehler, Dale Griffin e Michael Ross (1994, Journal of Personality and Social Psychology) mostrano, in diversi studi, che le persone tendono a sottostimare il tempo necessario per completare i propri compiti. Le loro previsioni si concentrano sullo svolgimento atteso e attingono insufficientemente all’esperienza di compiti precedenti. Questi risultati chiariscono come si forma una stima, senza stabilire direttamente come un responsabile accolga l’incertezza.
Uno scenario dettagliato non basta
Daniel Kahneman e Dan Lovallo (1993, Management Science) propongono un’analisi teorica che distingue la prospettiva interna, centrata sulle particolarità del progetto, da una prospettiva esterna basata sui risultati di situazioni comparabili. Un piano dettagliato può apparire convincente pur trascurando ritardi osservati altrove. Nel confronto con il responsabile, questo meccanismo suggerisce di esaminare le durate effettive di lavori comparabili, non soltanto le fasi previste.
La conclusione troppo rapida
Se ne potrebbe dedurre che basti aggiungere un margine a ogni scadenza comunicata. Questi lavori non forniscono però né un coefficiente universale di correzione né la garanzia che un intervallo venga accolto meglio di una data. La distinzione utile riguarda piuttosto la data desiderata, la stima fondata sulle informazioni disponibili e le condizioni necessarie per avvicinarle. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa i dati non permettono di promettere
Gli studi sulle stime individuali non riproducono tutte le dipendenze di un progetto collettivo, e un’analisi teorica non costituisce una sperimentazione di intervento. Anche i precedenti possono risultare fuorvianti se sono cambiati il perimetro, le risorse o i requisiti. Infine, documentare meglio una previsione non elimina la pressione gerarchica: esplicitare l’incertezza presuppone che il responsabile accetti di discuterne.
Una verifica pratica a Losanna
A Losanna, in un’azienda medtech, una scuola universitaria, un’organizzazione dello sport internazionale o una scale-up dell’arco lemanico, un esercizio del programma « Construire une relation efficace avec son manager » può consistere nel documentare le prossime stime dei tempi prima di discuterle. Per ciascuna, registrare una finestra di consegna, le durate di compiti comparabili quando disponibili e le dipendenze ancora irrisolte. Durante un periodo di prova di sei settimane, conservare le stime iniziali e poi calcolare la proporzione dei compiti conclusi entro la finestra annunciata, elencando separatamente quelli ancora aperti. Esaminare questo registro con il responsabile permette di verificare la calibrazione delle previsioni, senza confondere il risultato con una misura della qualità della relazione. Per approfondire: scoprite la formazione Costruire una relazione efficace con il proprio manager a Losanna nel canton Vaud, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Costruire una relazione efficace con il proprio manager in Losanna
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